Indizierungsmasken

Indizierungsmasken sind Eingabemasken für die Erfassung von dokumentenspezifischen Daten beim Import eines neuen Belegs in das Archiv. Durch die Anpassung der Indizierungsmasken können Sie festlegen, welche Eingabefelder beim Import, bzw. beim Verschlagworten von Dokumenten angezeigt werden sollen. Zur Einstellungsseite gelangen Sie über die Kachel „Einstellungen“ auf dem Startbildschirm. Klicken Sie anschließend in der Menüleiste links auf „Anwendung“, darunter auf „Archivierung“ und öffnen Sie dort den Menüpunkt „Indizierungsmasken“.

Standardmäßig sind die Indizierungsmasken für alle Dokumententypen mit all Ihren konfigurierten Metadaten voreingestellt. Beachten Sie daher bitte, dass Sie die Standardkonfiguration überschreiben, wenn Sie eine Maske anpassen.

Um die Indizierungsmaske für einen Importweg (bspw. „Dokument manuell hinzufügen“) anzupassen, wählen Sie diesen per Klick aus der Liste in der linken Spalte mit der Überschrift „Maskenkonfiguration“ (1) aus. Im Feld „Maskenkonfiguration für Dokumententyp“ (2) in der mittleren Spalte werden Ihnen nun alle im System angelegten Dokumententypen aufgelistet.

Wählen Sie per Klick einen Dokumententyp, den Sie anpassen möchten (bspw. „Rechnung“), aus. In der rechten Spalte werden Ihnen nun im oberen Feld „Konfiguration Metadaten“ (3) alle für den zu bearbeitenden Dokumententyp angelegten Metadaten aufgelistet. Für diese Metadaten werden anschließend beim Import eines Dokuments vom ausgewählten Typ, bzw. beim Verschlagworten, Felder in der Eingabemaske angezeigt. Die Reihenfolge der Metadaten in dieser Tabelle entspricht dabei der Reihenfolge, in der die Eingabefelder später in der Maske erscheinen. Durch einfaches Verschieben können Sie diese beliebig anordnen.

Standardmäßig sind alle an einen Dokumententyp geschriebenen Metadaten auch in der Indizierungsmaske aufgeführt. Das gilt übrigens auch für neu angelegte Dokumententypen. Aus diesem Grund ist das Feld „Verfügbare Metadaten“ (4) in der rechten Spalte unten in der Standardeinstellung leer: Hier werden nämlich alle verfügbaren Metadaten angezeigt, die aktuell nicht für die Indizierungsmaske ausgewählt sind. Möchten Sie bei der Anpassung ein oder mehrere Felder aus der Indizierungsmaske entfernen, so ziehen Sie die betreffenden Metadaten per Drag & Drop aus dem Feld „Konfiguration Metadaten“ (3) in das Feld „Verfügbare Metadaten“ (4) darunter. Soll das betreffende Eingabefeld doch wieder angezeigt werden, machen Sie den Schritt rückgängig, indem Sie die Metadaten wieder zurück in das obere Feld ziehen.

Mit einem Klick auf das Pfeilsymbol links neben den im Feld „Konfiguration Metadaten“ (3) aufgelisteten Indizierungskriterien können Sie für die ausgewählten Metadaten jeweils weitere Anpassungen vornehmen. Es öffnet sich unterhalb der angewählten Zeile (bspw. „Rechnungswährung 1“) eine kurze Einstellungsmaske mit zwei Auswahlfeldern. Im linken Feld „Gebundene Codelisten“ können Sie, sofern angelegt, dem in der Indizierungsmaske erscheinenden Feld für das betreffende Kriterium optional eine Codeliste (LINK) zuordnen. Über das rechte Feld „Eingabetyp“ definieren Sie, ob die Einträge der Codeliste später in der Eingabemaske als reine „Auswahlbox“ oder aber als „Auswahlbox mit freier Texteingabe“, also als Eingabefeld, in das alternativ zu einer Dropdown-Auswahl auch ein beliebiger Wert eingetragen werden kann, angezeigt werden sollen. Zudem können Sie festlegen, ob es sich bei dem ausgewählten Kriterium um ein Pflichtfeld handeln soll, das beim Import des Dokuments ausgefüllt werden muss.
Über die Option „Vorschau anzeigen“ können Sie sich die von Ihnen erzeugte Eingabemaske anzeigen lassen und überprüfen, ob alle Felder Ihren Vorstellungen entsprechen. Die Information „Dokumententyp“ ist immer in den Indizierungsmasken enthalten. Als ausschlaggebendes Kriterium dafür, welche Maske angezeigt wird, befindet sich das Feld für den Dokumententyp in der Anwendung später jeweils oberhalb der Eingabemaske und wird daher in der Vorschau nicht mit angezeigt.

Wenn Sie Ihre Anpassungen abgeschlossen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben auf der Seite auf „Konfiguration speichern“. Wird nun auf dem zuvor ausgewählten Importweg ein Dokument des soeben bearbeiteten Typs importiert, wird die von Ihnen angepasste Indizierungsmaske verwendet.
(Bsp.: Beim „manuellen Hinzufügen“ eines Dokuments des Typs „Rechnung“ wird in der Indizierungsmaske das Eingabefeld „Rechnungswährung 1“ als Auswahlbox mit den in der Codeliste „Währung“, angelegten Auswahlkriterien „Euro / US-Dollar / Britische Pfund / Dänische Kronen“ angezeigt.)

Um eine vorgenommene Maskenkonfiguration rückgängig zu machen, klicken Sie im Kontextmenü auf die Option „Auf Standardeinstellungen zurücksetzen“. Dabei haben Sie jeweils die Möglichkeit auszuwählen, ob diese Funktion auf einzelne oder auf alle Dokumententypen angewandt werden soll.