Ausgangsjournal

Zum Ausgangsjournal gelangen Sie entweder über die entsprechende Kachel auf dem Startbildschirm oder über den Menüpunkt „Ausgangsbuch “ im Klappmenü oben auf der Seite.

Es dient dem Monitoring Ihrer Rechnungsvorgänge und erlaubt gefilterte Auswertungen aller in obwyse erstellten und versendeten Rechnungen. Unterhalb der, potentiell gefilterten, Tabelle finden Sie die Summe der Netto-, Brutto- und Mehrwertsteuerbeträge aller aufgelisteten Rechnungen. So können Sie sich mühelos einen Überblick über fakturierte Summen verschiedener Geschäftsperioden oder Kunden verschaffen .

 
Über die Option „Datenauswahl“ (1) im Kontextmenü oben auf der Seite öffnen Sie oberhalb der Tabelle eine Eingabemaske, mit der Sie die Anzeige nach ganz unterschiedlichen Kriterien, u.a. Auswertungszeitraum (2), Rechnungsnummer (3) oder Kundenname (4), filtern können. Im Feld „Arbeitsschritt“ (5) können Sie zudem den Bearbeitungsfortschritt Ihrer Rechnungen („In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ oder „Fehlerhaft“) als Filterkriterium nutzen . Mit einem Klick auf „Senden“ (6) aktualisieren Sie die Auflistung gemäß Ihrer Filtervorgaben. Die Summenanzeige (7) unterhalb der Tabelle wird automatisch angepasst.

Wenn Sie wiederholt nach bestimmten Kriterien filtern möchten, können Sie diese Einstellung mit einem Klick auf das Pfeilsymbol rechts neben der Option „Datenauswahl“ im Kontextmenü speichern: Es öffnet sich ein Klappmenü, in dem Sie „Auswertung speichern“ wählen.

Legen Sie im Pop-Up-Fenster einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Filtereinstellung fest und klicken Sie auf „Senden“, um die Einstellungen zu speichern.

Um einen Filter zu laden, wählen Sie im gleichen Klappmenü den Punkt „Auswertung öffnen“. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster mit einer Auflistung Ihrer gespeicherten Filter . Wählen Sie den gewünschten Eintrag mit einem Klick aus und betätigen Sie den „Senden“-Button, um den Filter auszuführen. Um gezielt einen bestimmten Filter aufzufinden, können Sie mit dem „Suche“-Button unten links zudem oben im Fenster ein Suchfeld einblenden.

Schließlich können Sie über die dritte Option im Klappmenü auch eine „Auswertung löschen“, wenn Sie den entsprechenden Filter nicht mehr benötigen.

Wenn Sie in der Trefferliste Ihres Ausgangsjournals per Klick eine Zeile anwählen, ändert sich das Kontextmenü oben auf der Seite: Über die Option „Dokument anzeigen“ (1) öffnen Sie rechts neben der Trefferliste eine PDF-Ansicht (2) des ausgewählten Belegs. Alternativ können Sie diese auch mit einem Doppelklick auf den Listeneintrag aufrufen . Mit „Anzeigen im Browser“ (3) öffnen Sie die PDF-Ansicht in einem separaten Browserfenster. Zudem können Sie sich das Protokoll (4) für den ausgewählten Beleg anzeigen lassen.

Sie können Ihre Ergebnisliste als CSV-Datei exportieren (5). Rufen Sie dazu die entsprechende Option im Kontextmenü auf. Standardmäßig wird die Exportdatei in Excel geöffnet. Alternativ haben Sie über „Ergebnisliste per E-Mail“ (6) im Kontextmenü auch die Möglichkeit, Ihre Trefferliste im CSV-Format direkt aus dem Ausgangsjournal heraus zu verschicken. Es öffnet sich ein Fenster mit der Bezeichnung „Liste per E-Mail versenden“, in welches Sie eine Empfänger-E-Mail-Adresse und optional auch einen Nachrichtentext eingeben. Mit einem Klick auf „Senden“ bestätigen Sie den Versand.

Sehen Sie sich dazu auch unser Video zum „Ausgangsjournal“ an.

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