E-Mail-Vorlagen

Sie können in obwyse verschiedene Templates für den E-Mail-Versand Ihrer Dokumente anlegen. Wenn Sie den Einstellungsbereich „E-Mail-Vorlagen“ aufrufen, sehen Sie zunächst eine tabellarische Auflistung aller vorhandenen Templates. Standardmäßig voreingestellt sind die Vorlagen „Ausgangsrechnung ZUGFeRD Default“ und „Ausgangsrechnung XRechnung Default“ sowie „Archivkopie Sammelbeleg Default“ und „Archivkopie Einzelbeleg Default“.

Um eine neue E-Mail-Vorlage anzulegen, rufen Sie oben im Kontextmenü die Option „Neue Vorlage erstellen“ (1) auf. Um ein bereits vorhandenes Template zu editieren (2), zu duplizieren (3) oder zu löschen (4) wählen Sie mit einem Klick einen Eintrag aus der Liste aus und öffnen die gewünschte Funktion über das Kontextmenü. Alternativ können Sie mit einem Doppelklick eine Vorlage aus der Liste direkt öffnen.

In der Übersichtsseite der E-Mail-Vorlagen, haben Sie auch die Möglichkeit sich eine Vorschau Ihrer E-Mail-Vorlagen (5) anzeigen zu lassen. Wählen Sie dafür eine Vorlage aus und klicken dann im Kontextmenü auf „Vorschau anzeigen“. Es öffnet sich nun ein Pop-Up-Fenster in dem Sie sehen, wie Ihre Vorlage aussieht, wenn Sie versendet wird.

Wenn Sie eine neue Vorlagen anlegen wollen klicken Sie auf die entsprechende Option. Es erscheint eine Eingabemaske, in der Sie zunächst per Dropdown-Auswahl den Vorlagentyp (1) (Archivkopie oder Ausgangsrechnung) auswählen. Die „Vorlagennummer“ (2) wird automatisch durch das System vergeben und kann nicht von Ihnen verändert werden. Die E-Mail-Vorlage wird Ihnen später, je nach gewähltem Typ, in der entsprechenden Funktion angezeigt. Anschließend benennen (3) Sie Ihre Vorlage und geben ggfs. noch eine Beschreibung (4) ein.

Das Feld „Organisationseinheit“ (5) kann in der Basic-Version übergangen werden, da es hier nur eine einzige Organisationseinheit gibt.
Mit einem Haken im Feld „HTML E-Mail“(6) legen Sie fest, ob die E-Mailvorlage in HTML-Code beschrieben werden soll. Ist das Feld aktiviert, fügen Sie weiter unten im Feld „Vorlagentext“ (7) ihren entsprechenden HTML-Code ein. Wenn Sie keinen Haken setzen, können Sie stattdessen im Feld „Vorlagentext“ (7) einfach eine Texteingabe vornehmen.

Mit den Feldern „Gültig von“ (8) und „Gültig bis“ (9) können Sie zudem optional einen Zeitraum festlegen, in welchem die E-Mail-Vorlage als Standard verwendet werden soll. Dies ist beispielsweise dann interessant, wenn Sie zeitlich begrenzte Angebote haben oder Ihre E-Mails mit saisonalen Grüßen versehen möchten.

Über das Feld „Auswahl Datenfelder“ (10) haben Sie die Möglichkeit, feststehende Datenfelder in die Betreffzeile (11) oder den Vorlagentext (7) Ihrer E-Mail zu integrieren. Diese werden beim Erstellen der E-Mail in einem Vorverarbeitungsschritt jeweils mit den entsprechenden dokumenten- bzw. vorgangsspezifischen Informationen ersetzt. Möchten Sie etwa, dass an einer bestimmten Stelle des Betreffs die passende Rechnungsnummer erscheint, so geben Sie bspw. Folgendes ein: „Ihre Rechnung“ und klicken Sie anschließend in der Dropdown-Auswahl „Datenfelder“ auf „Rechnungsnummer“. In die Betreffzeile wird nun hinter Ihrem Text folgende Eingabe ergänzt: „${Email_invoice_number}“. Dieser Text entspricht dem Datenfeld „Rechnungsnummer“, die in der späteren E-Mail automatisch an dieser Stelle eingefügt wird. Sie können den in der Vorlage angezeigten Code gewissermaßen als einen Platzhalter für die gewünschte Information betrachten, der jeweils dort eingefügt wird, wo sich Ihr Textcursor zum gleichen Zeitpunkt befindet. Wenn Sie Datenfelder in Ihren Vorlagentext, ein Feld tiefer, integrieren möchten, verfahren Sie gleichermaßen. Dabei können Sie beliebig viele Datenfelder in Ihre Vorlage einfügen, selbstverständlich auch mehrere nacheinander (bspw. Vor- und Nachname des Benutzers).

Bei HTML -Emailvorlagen können Sie über den Button „Bild einfügen “ (12) rechts unterhalb der Betreffzeile ein Bild, bspw. Ihr Firmenlogo, in Ihre E-Mail-Vorlage einbinden. Das ausgewählte Bild wird dabei ebenfalls durch einen Code repräsentiert und genau wie die Datenfelder an der Stelle Ihres Vorlagentextes oder Ihrer Betreffzeile eingefügt, an der sich Ihr Cursor in diesem Moment befindet. Sie sollten also beim Integrieren von Bildern darauf achten, dass diese nicht versehentlich mitten in den Fließtext eingebunden werden.

Wenn Sie auf „Bild einfügen“ klicken, öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit dem „Bild-Manager“.

Sofern Sie bereits Bilddateien in obwyse hochgeladen haben, werden diese hier tabellarisch aufgelistet (1).

Mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnen Sie jeweils in einem weiteren Pop-Up-Fenster eine Vorschau des Bildes. Mit einem einfachen Klick wählen Sie ein Bild aus, um es über den Button „Senden“ (2) unten rechts im Fenster in Ihre E-Mail-Vorlage einzubinden.

Alternativ können Sie Ihre Auswahl auch „Bearbeiten“ (3), „Duplizieren“ (4) oder „Löschen“ (5). Über den Button „Neues Bild anlegen “ (6) unten links öffnen Sie die Maske zum Hochladen einer neuen Bilddatei.

Sie sehen oben rechts einen Button mit der Bezeichnung „Datei auswählen“, über den Sie in Ihrem lokalen Dateisystem eine gewünschte Datei im JPG-Format auswählen. Die maximale Bildgröße beträgt 2 MB. Das ausgewählte Bild wird Ihnen oben rechts im Fenster als Vorschau (2) angezeigt. Im Eingabeformular darunter ergänzen Sie nun einen „Speichernamen“ (3) für Ihre Bilddatei, wählen den passenden „Bildtyp“ (4) (bspw. „Logo“ oder „Werbebanner“) aus und fügen optional eine kurze „Bildbeschreibung“ (5) hinzu. Die „Bildnummer“ (6) wird automatisch durch das System vergeben und kann nicht von Ihnen verändert werden. Mit einem Klick auf „Senden“ (7) beenden Sie Ihre Eingabe. Das neue Bild wird Ihnen nun im Bild-Manager angezeigt und kann verwendet werden.

Über die verschiedenen Speicheroptionen unterhalb des Eingabeformulars schließen Sie die Anlage Ihrer E-Mail-Vorlage schließlich ab. Dabei dient „Speichern und weiter“ der Stapelverarbeitung, d.h. Ihnen wird anschließend eine leere Maske zur Anlage einer weiteren E-Mail-Vorlage angezeigt. „Speichern“ sichert die aktuelle Eingabe, lässt das Formular jedoch geöffnet. Gleiches gilt für die Option „Eingabe speichern“ im Kontextmenü oben. Mit „Speichern und abschließen“ kehren Sie zur Übersicht über Ihre E-Mail-Templates zurück.