Dokumententypen

Zusätzlich zu den bereits vorkonfigurierten Dokumententypen können Sie in obwyse auch weitere individuelle Dokumententypen anlegen.
Klicken Sie dazu auf dem Startbildschirm auf die Kachel „Einstellungen“.

Auf der linken Seite sehen Sie nun eine Menüleiste, in der Sie unter dem Punkt „Anwendung“ zunächst die Option „Archivierung“ auswählen und darunter nun den Menüpunkt „Dokumententypen“ anklicken.

Es erscheint rechts der Menüleiste eine tabellarische Auflistung aller bisher angelegten Dokumententypen. Angezeigt werden jeweils die individuelle ID des Dokumententyps, der Anzeigename, der technische Bezeichner, sowie eine Liste der Metadaten-Felder. Das Kontextmenü oben auf der Seite zeigt die Option „Neuen Datensatz erfassen“. Wählen Sie einen der angezeigten Dokumententypen aus der Liste aus, erscheinen zudem die Menüpunkte „Datensatz bearbeiten“, „Datensatz duplizieren“ und „Datensatz löschen“.

Um einen neuen Datensatz zu erfassen, wählen Sie die entsprechende Option oben im Kontextmenü an. Um einen bestehenden Datensatz zu bearbeiten, wählen Sie in der Trefferliste einen Dokumententyp aus und öffnen diesen mit einem Doppelklick oder durch Auswahl der Option „Datensatz bearbeiten“ im Kontextmenü. Oberhalb der Trefferliste öffnet sich nun eine Maske mit Eingabefeldern zur Konfiguration des Dokumententyps.

Wenn Sie einen neuen Dokumententyp erfassen, wird diesem durch das System automatisch eine ID zugeordnet. Sie können daher das entsprechende Feld (1) in der Eingabemaske nicht ausfüllen und die vergebene Dokumententyp-ID auch nicht im Nachhinein bearbeiten.

Legen Sie im oberen Eingabefeld zunächst einen „Anzeigenamen“ (2) für den Dokumententyp fest, unter welchem dieser zukünftig in der Anwendung zu finden sein wird (z.B. Stornorechnung, Leistungsnachweis etc.). Im Feld darunter definieren Sie einen sogenannten „technischen Bezeichner“ (3), der nur einmal vergeben werden und keine Leerzeichen enthalten darf. In der Regel können Sie hier einfach den gleichen Begriff wählen, wie im darüber liegenden Feld.

In der Mitte der Eingabemaske finden Sie unter „Verfügbare Metadaten“ (4) eine Liste aller Metadaten, die vom System in irgendeiner Weise erfasst werden können. Wählen Sie die für ihren Dokumententyp relevanten Metadaten aus, indem Sie diese entweder einzeln in der Liste anklicken, mit gehaltener Steuerungstaste mehrere Metadaten oder mit gedrückter Umschalttaste einen Bereich in der Liste markieren und diese per Drag & Drop in das Feld „Ausgewählte Metadaten“ (5) rechts daneben ziehen. Analog ziehen Sie fälschlich ausgewählte oder nicht mehr benötigte Metadaten einfach zurück nach links in die Auswahlliste. Mit einem Klicken auf das Feld „Name“ in der Spaltenüberschrift (6) können Sie die ausgewählten Metadaten wahlweise in auf- oder absteigender Reihenfolge alphabetisch sortieren. Ein Klick auf das Pfeilsymbol links neben den ausgewählten Metadaten öffnet jeweils noch eine Auswahlmöglichkeit zur Zuordnung von Codelisten, welche Sie individuell erstellen können. Diese sind relevant beim Import von Daten und bei der Archivsuche. Außerdem können Sie definieren, ob es sich bei den ausgewählten Metadaten jeweils um Pflichtfelder handelt.

Mit einem Klick auf „Speichern“ beenden Sie die Eingabe. Der neu angelegte Dokumententyp steht nun im System zur Verfügung. Anschließend müssen Sie in der Archivsuche noch eine Konfiguration für diesen Dokumententyp vornehmen.

Sehen Sie sich dazu auch unser Video „Dokumententypen“ an.

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