Die E-Rechnungspflicht kommt – und mit ihr neue Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Genau hier setzt portinvoice by obwyse an: Die neue Empfangs- und Validierungslösung sorgt für eine einfache, sichere und steuergerechte Verarbeitung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung.

Warum eine Empfangslösung für E-Rechnungen wichtig ist

Mit der neuen gesetzlichen Regelung werden elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 verpflichtend. Das Bundesministerium der Finanzen hat die genauen Anforderungen am 15. Oktober 2024 in seinem finalen Schreiben (GZ III C 2 – S 7287-a/23/10001:007) veröffentlicht. Viele KMU stehen nun vor der Herausforderung, geeignete Lösungen für den Rechnungsempfang und die gesetzeskonforme Archivierung zu finden.

Nach der neuen Gesetzgebung gilt als E-Rechnung nur noch eine XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten enthält. Eine XML-Datei ist ein maschinenlesbares Format, das speziell für den elektronischen Datenaustausch entwickelt wurde. Da XML-Dateien aus Computercode bestehen und daher nicht direkt lesbar sind, ist es hilfreich, sie zu visualisieren, sodass die Rechnungsinformationen auch für Menschen verständlich dargestellt werden. Eine fehlerhafte Rechnung kann von Verzögerungen in der Buchhaltung bis hin zu rechtlichen Konsequenzen erhebliche Probleme nach sich ziehen. Aus diesem Grund sollten elektronische Eingangsrechnungen zudem validiert, das heißt mit Hilfe spezieller Software (so genannter Validatoren) auf ihre technische und inhaltliche Korrektheit überprüft werden. Die Archivierung der XML-Rechnung muss revisionssicher und in elektronischer Form erfolgen, um alle Änderungen nachvollziehbar zu speichern und die Originaldaten unverändert zu bewahren.

Als erfahrener Anbieter für E-Rechnungslösungen stellen wir mit portinvoice by obwyse eine leistungsstarke und gleichzeitig kostengünstige Empfangslösung bereit. Basierend auf unserer bewährten Dokumentenverwaltungsplattform obwyse, kombiniert portinvoice führende Validierungstechnologien wie Valitool, Mustang und den KoSIT Validator.

Die portinvoice Mail Edition

Mit der Mail Edition von portinvoice by obwyse erhalten Unternehmen eine komplette Lösung für den Empfang, die Validierung und die Archivierung elektronischer Rechnungen. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• • Automatische Verarbeitung von E-Rechnungen per E-Mail-Weiterleitung
• • Sichere Belegübergabe: E-Rechnungs-Postfach mit individueller E-Mail-Adresse
• • Transparente Validierung: Detailliertes Prüfprotokoll im PDF- und XML-Format
• • E-Rechnung auslesen: Sichtkopie der strukturierten Original-Rechnung
• • Übersicht aller Eingangsrechnungen: Empfangsjournal mit kompletter Ein- und Ausgangshistorie
• • Rechtssichere Aufbewahrung: GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Prozessbelege
• • Integrierte Validierungstools: Valitool, Mustang und KoSIT Validator
• • Kostengünstige Lösung: Nur 10 EUR pro Monat im Jahresabonnement inkl. 1 Benutzerzugang und 600 E-Rechnungen pro Jahr
• • Bedarfsorientierte Anpassung: Erweiterungslizenzen für zusätzliche Kapazitäten verfügbar

Kostengünstige Lösung für KMU und Selbstständige

portinvoice by obwyse bietet insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen sowie Selbstständigen eine attraktive Lösung, um die rechtlichen Anforderungen der Empfangspflicht sicher zu erfüllen – ganz im Sinne von Compliance. Als vollwertiges Online-Portal ist keine Installation erforderlich, was den Einstieg in die digitale Rechnungsverwaltung erheblich vereinfacht. Gleichzeitig überzeugt die Lösung durch ihre flexible Erweiterbarkeit, benutzerfreundliche und übersichtliche Bedienung sowie durch ihre Kosteneffizienz, sodass KMU den administrativen Aufwand deutlich reduzieren können.

Zusätzlich zur Mail Edition wird Anfang 2025 eine Embedded Version mit REST-API verfügbar sein, die sich ideal für Unternehmen eignet, die portinvoice in bestehende Systeme integrieren möchten.

E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Hintergrund der neuen Regelungen ist die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs. Langfristig plant das Bundesfinanzministerium die Einführung eines elektronischen Meldesystems für alle B2B-Transaktionen in Deutschland. Der erste Schritt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand von elektronischen Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend.

Jetzt auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten

Mit portinvoice by obwyse können Unternehmen schon heute sicherstellen, dass sie den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden – ohne hohen technischen Aufwand oder teure IT-Investitionen.