Die Dokumentenarchivierung ist ein vielseitiges Thema, welches eine große Anzahl an Besonderheiten mit sich bringt. Es müssen nicht ausschließlich Gesetze, sondern eben auch branchenspezifische Anforderungen erfüllt werden. Doch nicht nur die Branche, auch Firmengröße, der Firmensitz und der Firmenumsatz spielen eine entscheidende Rolle bei der Archivierung.

1. Was ist das allgemeine Ziel der Archivierung von Dokumenten?
2. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Archivierung eingehalten werden:
3. Welches Dokument muss ich wie lange aufbewahren?
4. Branchen und ihre spezifischen Anforderungen an die Archivierung.

1. Was ist das allgemeine Ziel der Archivierung von Dokumenten?

Wichtige Geschäfts- und oder Prozessdokumente sollen langfristig erhalten bleiben. Zum einen, um steuerliche Transparenz zu gewährleisten und dementsprechend Steuerbetrug aufdecken zu können und zum anderen soll Schwarzarbeit dadurch sichtbar gemacht werden. Doch besonders im Kultur- und Kunstsektor hat die Archivierung einen sentimentalen und historischen Wert. Kunst und Kultur soll für die Nachwelt erhalten bleiben.

2. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Archivierung eingehalten werden:

Datenschutz: Jegliche Kundendaten müssen vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Gerade wenn es um die Qualitätssicherung geht, ist diese Bedingung unabdingbar.

Revisionssicherheit: Dokumente müssen unveränderbar bleiben, es darf keine Möglichkeit dazu bestehen, dass Daten in Dokumenten verändert werden können.

Aufbewahrungsfristen: Nach dem Handelsgesetzbuch § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen sind hier festgelegt und bestimmen, wie lange kaufmännische Unterlagen aufbewahrt werden müssen.

Gleichheit: Dokumente müssen genauso archiviert werden wie eingegangen, was bedeutet, digitale Dokumente müssen auch digital aufbewahrt werden. Analoge Dokumente müssen jedoch nicht zwingend in Papierform aufbewahrt werden, sondern dürfen auch digitalisiert werden.

3. Welches Dokument muss ich wie lange archivieren?

30 Jahre: Zeugnisse wie Diplome, Gesellenbriefe, Meisterzeugnisse sowie relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen, Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide.

10 Jahre: Gemäß der Abgabenordnung (§ 147 AO): Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie Leistungsverzeichnisse und andere zum Verständnis notwendige organisatorische Unterlagen. Dazu kommen noch Buchungsbelege und Zolldokumente.

6 Jahre: Eingegangene Geschäfts- oder Handelsbriefe, Kopien versandter Geschäfts- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören Lohndateien und ggf. Einrichtungsdateien für das Kassensystem und nicht zu vergessen alle geschäftlichen E-Mails. Mehr zur richtigen Archivierung von E-Mails gibt es hier.

2 Jahre: Dokument zur Aufzeichnung der Arbeitszeit eines Arbeitnehmers mit gesetzlichem Mindestlohn. Handelt es sich um Teilzeitbeschäftigte, müssen die entsprechenden Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

4. Branchen und ihre spezifischen Anforderungen an die Archivierung.

1. Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen ist der Datenschutz ein unumgängliches Thema, denn sensible Patientendaten sollen nicht nach außen dringen. Gespräche zwischen Arzt und Patient dürfen dabei überhaupt gar nicht erst archiviert werden. Außerdem werden die Ansprüche an die Datenspeicher immer größer, denn immer mehr und immer schneller wird archiviert. Dabei spielen bildgebende Verfahren wie in der Radiologie eine enorme Rolle. Denn auch Bilddateien gibt es zu archivieren.

2. Luft- und Raumfahrt: Dokumente müssen manchmal bis zu 30 Jahre revisionssicher und rechtskonform aufbewahrt werden. Besonderes Augenmerk liegt auf den kaufmännischen Abteilungen: Produktion, Materialprüfung, Qualitätssicherung. Die Daten der Raumfahrt stehen unter einem besonderen Schutz und dürfen keinesfalls von Unbefugten eingesehen werden. Daher lautet hier das Motto, doppelte Sicherheit, Berechtigungen, Rechte, Rollen und Passwortschutz.

3. Verlagswesen: Immer wichtiger werden digitale Medien wie Magazine und Broschüren. Sol sollen auch die nachkommenden Generationen als Kunden gewonnen werden. Diese neuen digitalen Produkte gilt es nun zu archivieren. Auch alte Zeitschriften als Teil der Geschichte gilt es digital für die Nachwelt zu sichern und zu erhalten.

4. Finanz- und Versicherungssektor: Für Aktienkaufaufträge von Anlagevermittlern und Transaktionsabschlussmittelungen von Versicherungsmaklern gilt eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht. Bei Beratungsprotokollen und Maklerverträgen beträgt diese Frist 5 Jahre.

5. Öffentliche Verwaltung: Alle Besonderheiten zur Archivierung der öffentlichen Verwaltung findest du hier.

6. Elektronik Industrie: Möchte sich ein Lieferant gegen Betrug schützen, kann er sich auf das Produkthaftungsgesetz beziehen und eine Archivierungsdauer von 10 Jahren von Fertigungsunterlagen, Reklamation, Gesprächsprotokollen, Prozessakten, Marketingunterlagen und Presseinformationen verlangen.