Elektronische Rechnungsprozesse nehmen bei der Digitalisierung in Wirtschaft und Verwaltung eine immer wichtigere Vorreiterrolle ein. Sie gestallten das Arbeiten nicht nur schneller, nachhaltiger und automatischer, sondern auch viel flexibler. Mit einem internetfähigen Gerät kann die Reise im wahrsten Sinne des Wortes losgehen, denn mit dem Einsatz von digitalen Verwaltungsprozessen wie einer cloudbasierten Software für die Archivierung von Geschäftsbelegen und die Rechnungserstellung besteht die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Man könnte sagen, der Weg zum Office To Go wird durch eine passende Rechnungserstellungs- und Archivsoftware geebnet.

1. Welche Funktionen sollte eine gute Rechnungserstellungs- und Archivsoftware vorweisen können?
2. Welche Vorteile bringt eine Rechnungserstellungs- und Archivsoftware mit sich?
3. Begriff „Digital Office“
4. Enterprise Content Management (ECM) was steckt dahinter?
5. Klimaschutz durch Rechnungserstellungs- und Archivsoftware!

1. Welche Funktionen sollte eine gute Rechnungserstellungs- und Archivsoftware vorweisen können?

Grundlegende Funktionen, über welche eine Rechnungserstellungs- und Archivsoftware verfügen sollte, sind unteranderem die Erstellung, der Versand, das Empfangen, das Prüfen und das Verarbeiten von elektronischen Rechnungen. Darüber hinaus sollten alle Dokumente revisionssicher archiviert und vor Fremdzugriffen geschützt werden. Da ggfs. tagtäglich eine gewisse Anzahl an Belegen in das Archiv eingelesen wird, sollte eine detaillierte Suchfunktion eine Standardfunktion darstellen. Sind alle diese Funktionen in einer Software vereint, sind die grundlegenden Voraussetzungen für ein effektives arbeiten mit einer Rechnungserstellungs- und Archivsoftware gegeben. Gibt es darüber hinaus spezielle Funktionen, welche für den laufenden Betrieb eines Unternehmens gebraucht werden oder von Vorteil wären, ist es wichtig, vor der Entscheidung für eine Software darauf zu achten, ob diese anpassungsfähig ist und inwiefern der Anbieter der Software individuelle Lösungen anbietet.

Ein weiteres Indiz für die Professionalität einer guten Rechnungserstellungs- und Archivsoftware ist die Verfügbarkeit über das XRechnung und ZUGFeRD Format. Beide Formate gehören zum Standard der elektronischen Rechnungen. Der Vorteil einer Rechnung im ZUGFeRD Format ist es, dass diese Menschen und Computer leslich ist, also gleichzeitig eine PDF und eine XML-Datei liefert. Da beide genannten Formate auf einer XML-Datei basieren, steht der digitalen und automatischen Weiterverarbeitung der Daten nichts mehr im Weg. Somit können die hohen Anforderungen in Bezug auf die Integration und der Lesbarkeit beim elektronischen Datenaustausch wie die automatisierte Datenerfassung, Formatierung, Transformation und Bereitstellung von elektronischen Geschäftsdaten erfüllt werden. Wird die Software zusätzlich in zertifizierten Rechenzentren betrieben, fällt die Entscheidung für eine Rechnungserstellungs- und Archivsoftware direkt leichter. Denn Software-Anbieter, welche zertifizierte Rechenzentren nutzen, haben ein genaues Auge für die Sicherheit ihrer Kundendaten.

Wichtig zu beachten bei der Wahl der richtigen Rechnungserstellungs- und Archivsoftware ist, nach welchem Recht sie entwickelt wurde. Ist der Sitz eines Unternehmens in Deutschland, sollte auch die Software nach dem deutschen Recht entwickelt worden sein. Ist dies nicht der Fall, kann es zu rechtlichen Problemen kommen. In Deutschland gibt es nämlich konkrete Vorgaben an die Rechnungserstellung und vorgegebene Daten, welche in einer Rechnung enthalten sein müssen.

Ein weiteres Plus einer Software, welche in Deutschland entwickelt und gleichzeitig betrieben wird, ist, dass die zu archivierenden Dokumente automatisch GoBD konform archiviert werden. In anderen Ländern gelten eventuell andere Richtlinien, was dazu führen könnte, dass Dokumente frühzeitig gelöscht werden und somit nicht der vorgeschriebenen Archivierungszeitraum, welcher in Deutschland gilt, eingehalten wird.

2. Welche Vorteile bringt eine Rechnungserstellungs- und Archivsoftware mit sich?

Alleine die Kombination aus einer Rechnungserstellungs- und Archivsoftware stellt einen Vorteil an sich dar, denn durch die Verknüpfung beider Funktionsbereiche können versendete und empfangene Rechnungen auf direktem Weg vollkommen automatisch und ohne weiteren Arbeitsaufwand archiviert werden. Da elektronische Rechnungen wie auch Papierrechnungen 10 Jahre lang GoBD konform archiviert werden müssen, werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Falls eine Rechnung zur Sichtung vom Finanzamt bereitstehen muss, kann das digitale Archiv im besten Fall über eine Suchfunktion nach der passenden Rechnung durchforstet werden. Praktisch ist die Suchfunktion ebenfalls, wenn zu einem späteren Zeitpunkt Fehler bei der Rechnungserstellung auffallen, welche verbessert werden müssen. Denn eine Rechnung muss stets den vorgeschriebenen Vorgaben entsprechen, sonst kann es zu Geldstrafen kommen. Eine Rechnung oder ein anderes archiviertes Dokument über eine Suchfunktion zu suchen, ist im Gegensatz zu der analogen Variante: zum Aktenregal gehen und den richtigen Ordner hervorkramen und dann zum richtigen Dokument blättern, absolut die effizientere.

3. Begriff „Digital Office“

Der Begriff Digital Office beschreibt einen Zustand, welcher erreicht wird, wenn alle typischen Prozesse innerhalb eines Büros digital ablaufen und eine papierlose Zusammenarbeit ohne weiteres möglich ist. Unteranderem kann der Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung durch ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, abgekürzt als (DMS), welches alte analoge Prozesse ablöst, zu einem Digital Office führen.

Statt in etliche Aktenordner, welche Schränke und Büroflächen blockieren, wandern die Geschäftsbelge direkt in ein digitales Archiv. Die Umstellung auf ein Digital Office, durch den Einsatz einer Rechnungserstellungs- und Archivsoftware macht es möglich, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten der einem gefällt, solange eine feste Internetverbindung besteht. Für die Arbeit aus der Strandhütte werden mit einem DMS also alle Türen geöffnet. Nicht jeder kann von sich behaupten, sein gesamtes Büro auf dem Handy, Tablet oder dem Laptop mit sich herumtragen zu können.

Vorteil von einem DMS ist, dass es in der Regel nicht notwendig ist, eigene Hard-oder Software anzuschaffen, da Dokumentenmanagementsysteme häufig direkt browserbasiert und für die Cloud entwickelt werden, so sind wichtige Belege geschützt vor physischen Schäden und Fremdzugriffen. Zusätzlich können durch eine cloudbasierte Lösung, Aufwendungen für die Implementierung und Wartung des Systems entfallen.

4. Enterprise Content Management (ECM) was steckt dahinter?

Das ECM umfasst digitales Dokumentenmanagement, digitale Workflows, Regularien konforme Lösungen, revisionssichere Archivierung, Prozessautomatisierung, digitale Geschäftsprozesse und Qualitätsmanagement. Es ebnet den Weg für die Arbeit aus dem Homeoffice und das Digital Office. Rechnungserstellungs- und Archivsoftware ist ein Teil des ECM und deckt alle oben genannten Bereiche ab. Um in die digitale Arbeitswelt einzutauschen und Arbeit effizient zu gestalten, ist der Einsatz von zum Beispiel Rechnungserstellungs- und Archivsoftware ein Schritt in ein selbst bestimmteres und flexibleres Arbeitsleben mit freier Arbeitsplatzwahl und den Zugriff auf Belege zu jeder Tages- und Nachtzeit.

5. Klimaschutz durch Rechnungserstellungs- und Archivsoftware!

Durch den Einsatz einer Rechnungserstellungs- und Archivsoftware ist es möglich, eine gewisse Menge an Papier einzusparen, was nicht nur die Wälder und ihre Bewohner, sondern auch das Portemonnaie schont. Enorme Massen an Papierrechnungen werden Jahr für Jahr produziert und das, obwohl es mittlerweile viele gute Anbieter von Rechnungserstellungssoftware gibt, mit welcher es nicht mehr notwendig ist, Papier für die Erstellung von Rechnungen zu verwenden. Der Betrieb einer Rechnungserstellungs- und Archivsoftware ist fairerweise gesagt auch nicht ganz umsonst und verbraucht Strom, welcher auf Kosten der Umwelt produziert wird. Weicht man hier auf Ökostrom aus, freut sich die Umwelt trotz alle dem. Insgesamt sind die Kosten einer elektronischen Rechnung immer noch geringer als die einer herkömmlichen Papierrechnung. Transport, Porto und Personalaufwand fallen weg oder geringer aus. Spart man also Papier und Druckertoner durch den Gebrauch einer Rechnungserstellungs- und Archivsoftware, tut man nachhaltig etwas für sich und die Umwelt. Besonders die nachfolgenden Generationen werden es einem danken.