Keine ordentliche Ablage geführt und vergessen, Rechnungen fristgerecht zu begleichen? Ein Problem, welches ggf. vielen bekannt vorkommen mag. Doch wo genau kommt jetzt die SCHUFA ins Spiel und ganz wichtig gibt es Software, die dabei hilft, Rechnungsfristen nicht mehr zu verpassen?

1. Definition der SCHUFA
2. Welche Daten speichert die SCHUFA und was ist zu beachten?
3. DSGVO Vorgaben für Unternehmen
4. Was können Sie tun, um Ihren SCHUFA-Score zu erhöhen?
5. Die unterschiedlichen SCHUFA-Scores im Überblick
6. Welche Auswirkungen hat eine negative SCHUFA-Auskunft?

1. Definition der SCHUFA

Die Schufa Holding AG ist eine deutsche Wirtschaftsauskunftei, welche über Vertragspartner in ganz Europa, der Schweiz und angemessenen dritt Ländern verfügt. Ausgeschrieben bedeutet der Begriff Schufa „Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung“. Sie hat es sich seit ihrer Gründung 1927 zur Aufgabe gemacht, die Zahlungszuverlässigkeit von Privatpersonen und Unternehmen zu ermitteln. Der Name Schufa, welcher sich mittlerweile auch als Markenname etabliert hat, steht für Zuverlässigkeit und Seriosität. Mehrere Tausend Vertragspartner und mehr als 2 Millionen Privatkunden vertrauen auf die Serviceleistungen der Schufa Holding AG.

2. Welche Daten speichert die SCHUFA und was ist zu beachten?

Gespeichert werden in erster Linie allgemeine Kontaktdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschriften inkl. Umzugsverhalten). Zusätzlich werden aller Art an Zahlungsbedingungen und Gegenstände eines Geschäfts gespeichert, darunter zählen Informationen zu Telekommunikationskonten, Kundenkonten des Handels oder Versands, Kreditkarten und Eröffnungen von Girokonten. Dabei werden die Informationen unteranderem aus Handelsrechnungen entnommen. Eine Rechnung muss laut dem Gesetz nämlich mehrere grundlegende Daten enthalten, wie Adressdaten beider beteiligten Parteien, Liefer- und Leistungstermin, Zahlungsziel, Ausstellungsdatum und die Höhe der Rechnung, weitere Informationen zur korrekten Rechnungserstellung finden Sie hier. Eine rechtsunkonforme Rechnung oder eine Rechnung mit falschen Angaben kann folgernd zu falschen Eintragungen bei der SCHUFA führen.

Eintragungen zu betrügerischen Verhalten werden ebenfalls bei der SCHUFA vermerkt. Sind Sie Opfer einer Identitätstäuschung geworden, kann diese bei der SCHUFA angegeben werden, so kann Ihre Bonität weiterhin geschützt bzw. erhalten werden. Auch das Zahlungsverhalten also, inwiefern pünktlich gezahlt wurde, Insolvenzverfahren und eidesstattliche Versicherungen werden in den Datensätzen verzeichnet.

Die SCHUFA setzt insgesamt auf eine komplett elektronische Datenverarbeitung angefangen mit der Erfassung der Datenverarbeitung, dem Transport und der Wiedergabe der Daten. Also vergleichbar mit dem Weg einer elektronischen Rechnung. Vorteile sind ganz klar die Transparenz, die Papiereinsparungen und die Schnelligkeit der Datenübermittlung. So kann die SCHUFA auf Anfrage innerhalb kürzester Zeit agieren und Auskünfte erteilen.

Nicht gespeichert werden Daten wie zum Beispiel dem Familienstand, der Nationalität, religiösen oder politischen Einstellungen, dem Beruf, dem Vermögen oder dem allgemeinen Kaufverhalten. Einerseits fallen diese Punkte unter den Artikel 9 der DSGVO und zum anderen möchte die SCHUFA frei von Werten handeln.

3. DSGVO Vorgaben für Unternehmen

Doch nicht nur die SCHUFA muss sich an die Vorgaben der DSGVO halten, auch Unternehmen müssen sich an diese Verordnung halten. Möchten Sie z. B. Rechnungen oder Emails archivieren, müssen Sie dies auch zu den Vorgaben der DSGVO tun. Denn auch hier gilt: Personen bezogenen Daten, welche nicht mehr verwendet werden, unterliegen einer Löschpflicht. Hier gilt erneut: Wer den Überblick behalten möchte, braucht eine effiziente Lösung. Natürlich könnte man sich auch mit Exceltabellen oder auf Papier geschriebene Notizen verlassen, doch wirklich sicher und arbeitsfreundlich sind diese Varianten nicht. Sich ausführlich mit diesem Thema zu befassen, ist während des Arbeitsalltags häufig nicht möglich, daher lohnt es sich, einmalig auf die Suche nach einer Software-Lösung zu gehen, welchen einem diese Arbeit abnimmt.

4. Was können Sie tun, um Ihren SCHUFA-Score zu erhöhen?

Um Ihre Bonität zu verbessern, ist es wichtig, dass Sie alle Ihre Rechnungen begleichen und das innerhalb der vorgegebenen Rechnungsfristen. Schaffen Sie dies nicht, sollten Sie auch nach dem Verstreichen des Zahlungsziels schnellstmöglich versuchen, die Rechnung zu zahlen. Auch Ratenkäufe sollten pünktlich beglichen werden. Zu viele verzeichnete Ratenkäufe können ebenfalls einen Einfluss auf die Höhe Ihres persönlichen SCHUFA-Scores haben. Denn vorgegebenen bzw. empfohlenen Kreditrahmen einzuhalten, ist eine zusätzliche Maßnahme, um schlussendlich einen positiven Schufa-Eintrag vorweisen zu können.

Wichtig ist also, einen Überblick über seine eingehenden Rechnungen zu behalten, um jeder Zeit zu wissen, wann eine Zahlung fällig wird. Aufgrund des digitalen Zeitalters bietet es sich an, nach einer Digitalen-Lösung Ausschau zu halten, welche den Menschen entlastet und gleichzeitig das Papierchaos auf dem Schreibtisch beseitigt. Darauf passt nämlich der Spruch: Ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht. Wie soll auch die eine richtige Rechnung gefunden werden, wenn sich eine Mehrzahl von ihnen stapelt. Ein weiterer Vorteil einer digitalen Lösung für die Übersicht von Rechnungen ist, dass Sie es häufig ermöglicht, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu erkennen, zu lesen und zu archivieren.

5. Die unterschiedlichen SCHUFA-Scores im Überblick

SCHUFA-Branchenscore: Die SCHUFA teilt die gesammelten Daten in verschiedene Branchen ein. Beispiele für Branchen sind der Versandhandel oder Finanzierungen. Diese Scores können von Vertragspartnern tagesaktuell nach Beantragung eingesehen werden. Stapeln sich die Rechnungen vom Online-Shopping, sieht es mit dem Branchen-Score zum Versandhandel folglich nicht so prickelnd aus.

SCHUFA-Orientierungswert: Wie der Name schon sagt, orientiert sich dieser Wert an einer Orientierungshilfe. Genauer gesagt, erstellt die SCHUFA Vergleichsgruppen aus Daten, welche einen ähnlichen Datenbestand vorweisen. So ist es der SCHUFA möglich, Aussagen über Ihre Zahlungszuverlässigkeit zu tätigen, auch wenn keine weiteren konkreten Informationen vorliegen. Der Basic score von 100% gibt die höchste Zahlungszuverlässigkeit an, dieser ist jedoch in der Realität nicht zu erreichen, da auch bei kontinuierlich pünktlichen Zahlungen ein Risikowert mit eingerechnet wird. Schließlich kann ein Job plötzlich verloren gehen oder eine Krankheit zu einer Arbeitsunfähigkeit führen. Hat man einen Wert von 600% bedeutet es, dass die SCHUFA es als sehr wahrscheinlich einstuft, dass Sie Ihre Rechnungen nicht begleichen oder Zahlungsziele nicht einhalten. In diesem Fall sollte schleunigst darüber nachgedacht werden, ob die Internetbestellung auf Rechnung nicht doch langsam mal bezahlt werden sollte.

SCHUFA-Basicscore: gibt Auskunft über Ihre Bonität unabhängig von den Branchenscores, dieser Score kann sich regelmäßig ändern. Zum einen bei Änderungen in der Vergleichsgruppe oder wenn neue Informationen zu Ihnen vorliegen.

6. Welche Auswirkungen hat eine negative SCHUFA-Auskunft?

Ein SCHUFA-Score gilt als Entscheidungshilfe für Unternehmen, es heißt also nicht, wenn ein schlechter Score vorliegt, dass der Abschluss eines Vertrages nicht erfolgen kann, es macht es häufig jedoch unwahrscheinlicher, dass es zu einem Vertragsabschluss kommt. Für Banken sind Informationen zum Beruf, Vermögensrücklagen und das Einkommen entscheidendere Daten. Häufig wird eine Bonitätsauskunft von Vermieter*innen verlangt, dieser nutzt diese als entscheidendes Kriterium. Büroräume wegen einer schlechten SCHUFA nicht mieten zu können, sollte möglichst verhindert werden.