Sie sind Freiberufler und verzweifeln regelmäßig an Ihren Rechnungen und wissen nicht, ob Sie den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden? Dann sind Sie auf unserem Blog genau richtig. Hier erklären wir Ihnen, was Ihre Rechnungen enthalten müssen und welche innovativen Lösungen es mittlerweile gibt, um sich das Rechnungen schreiben einfacher zu machen.

1. Das muss Ihre Rechnung enthalten!
2. Was passiert bei einer falsch ausgestellten Rechnung?
3. Zusätzliche hilfreiche Angaben für eine gelungene Rechnung!
4. So können Sie Ihre Rechnung versenden!
5. Voraussetzungen für den Gebrauch von E-Rechnungen!

1. Das muss Ihre Rechnung enthalten!
Auch als Freiberufler bzw. Freelancer sind Sie dazu verpflichtet, Rechnungen an Ihre Kunden auszustellen und diese laut der geltenden Aufbewahrungspflicht 10 Jahre sicher aufzubewahren. Ihre ausgestellten Rechnungen brauchen Sie außerdem als Leistungsnachweis gegenüber dem Finanzamt.

Da eine Rechnung folglich ein wichtiges Geschäftsdokument für Sie darstellt, ist eine Rechnung nach vorgeschriebenen Formkriterien zu verfassen.

Eine Rechnung muss immer folgende Angaben enthalten:

1. ✓ Adresse
2. ✓ Steuernummer
3. ✓ Rechnungsnummer (fortlaufend)
4. ✓ Name und Adresse des Empfängers
5. ✓ Leistungsart
6. ✓ Liefer- oder Leistungstermin
7. ✓ Brutto Betrag
8. ✓ Netto Betrag ggf. auch pro Stunde
9. ✓ Steuerangaben: Umsatzsteuer und sonstige anfallende Steuern, ggf. Grund für Steuerbefreiung
10. ✓ Zahlungsziel
11. ✓ Datum und Unterschrift

2. Was passiert bei einer falsch ausgestellten Rechnung?
Fehlt eine der oben genannten Angaben, so ist die Rechnung nicht gültig und es kann passieren, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung nicht zahlt, wozu er im Übrigen das Recht hätte. Im ungünstigsten Fall bleiben Sie also auf Ihren Kosten sitzen und bekommen keine Bezahlung für Ihre Leistung, daher sollten Sie sich Zeit für eine korrekte Erstellung Ihrer Rechnung lassen und gegebenenfalls auf eine Rechnungserstellungssoftware zurückgreifen. Diese Software ist immer auf dem neusten Stand bezüglich der gesetzlichen Vorgaben, wodurch Sie sich keine Sorgen mehr über falsche Formkriterien machen müssen und zusätzlich eine Menge Zeit sparen. Eine Rechnung müssen Sie spätestens nach einem halben Jahr ausstellen, tun Sie dies nicht, muss der Empfänger der Rechnung diese nicht mehr verpflichtend bezahlen.

3. Zusätzliche hilfreiche Angaben für eine gelungene Rechnung
Empfohlen werden Angaben zu Ihren Zahlungsbedingungen, Ihrer Kontoverbindung und Ihren Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Insbesondere durch die angegebene Kontoverbindung ist es dem Rechnungsempfänger ein Leichtes, die Rechnung unkompliziert und ohne Umwege zu begleichen. Ihr Kunde muss Ihre Bankdaten nicht noch zusätzlich suchen, was Zeit einspart und den Bezahlprozess beschleunigt. Falls Ihr Kunde Fragen bezüglich der Rechnung hat, kann er Sie über Ihre Kontaktdaten schnell kontaktieren, so können eventuelle Unstimmigkeiten und daraus resultierende Konflikte direkt aus der Welt geschaffen werden. Die Angaben zu den Zahlungsbedingungen haben die Aufgabe, den Käufer zu einer schnellen Zahlung anzuregen. Durch ein Skonto zum Beispiel kann der Kunde bares Geld sparen, indem er die Rechnung früher als vorgesehen begleicht. Gleichzeitig profitieren Sie von einer höheren Liquidität innerhalb eines kleineren Zeitfensters. Somit schaffen Sie Vorteile für sich und Ihre Kunden mit der zusätzlichen Angabe von den oben genannten Daten. Nebenbei bemerkt wird ein Skonto gerne von Kunden in Anspruch genommen, schließlich können sie dadurch bares Geld sparen.

4. So können Sie Ihre Rechnungen versenden!
Eine Rechnung könne Sie auf dem klassischen Weg in Papierform mit der Post verschicken oder eine E-Rechnung zum Beispiel im ZUGFeRD oder XRechnung Format versenden, was nicht nur schneller geht, sondern auch schonender für die Umwelt ist. Sie sparen Papier, Druckkosten und viel Aufwand für die manuelle Rechnungsübermittlung, indem Sie E-Rechnungen versenden. Die meisten öffentlichen Auftraggeber akzeptieren nebenbei bemerkt nur noch E-Rechnungen im XRechnungsformat, was es in dem Zusammenhang notwendig macht, E-Rechnungen zu erstellen, wenn Sie Kunden aus dem öffentlichen Dienst beliefern oder betreuen. Möchten oder müssen Sie ggf. E-Rechnungen nutzen, werden browserbasierte Anwendungen empfohlen, denn ein Vorteil bei der Nutzung von Software für die Erstellung von E-Rechnungen ist, dass diese stetig auf die aktuellen gesetzlichen Regelungen angepasst wird. So kann es nicht passieren, dass Sie unrechtmäßige Rechnungen verschicken und am Ende viel Ärger damit haben. Einige Softwaresysteme archivieren zudem Ihre erstellten Rechnungen, was es möglich macht, diese elektronisch und revisionssicher aufzubewahren.

5. Voraussetzungen für den Gebrauch von E-Rechnungen!
Um E-Rechnungen verschicken zu können, muss gewährleistet sein, dass der Rechnungsempfänger über ein Endgerät verfügt, ist dies nicht der Fall, kann die Rechnung zwar digital erstellt werden, muss aber anschließend ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt werden. Der Rechnungsempfänger hat so die Chance, die Rechnung auf dem klassischen Weg zu empfangen.

Außerdem hat jeder Kunde das Recht, eine Papierrechnung anzufordern, im Regelfall kommt das jedoch sehr selten vor. E-Rechnungen müssen nämlich immer in einem Format verschickt werden, welches von Menschen lesbar ist, möchte der Rechnungsempfänger also eine Papiervariante, könnte er diese nach Erhalt der E-Rechnung auch selber ausdrucken.

Nicht zu vergessen ist, dass genau wie bei einer normalen Rechnung die Unversehrtheit der E-Rechnungen gewährleistet werden muss. Dazu bietet sich eine Online-Archivlösung an, welche die erstellten E-Rechnungen revisionssicher aufbewahrt und im besten Fall in einer Cloud speichert, was wiederum den Zugriff auf die archivierten Dokumente von überall ermöglicht.