Volle Regale, gefüllte Keller und kein Durchblick mehr? Die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Co. führen zu einem Haufen an Papier und einer enormen Platzverschwendung. Eine einfache Lösung für dieses Problem bieten Online-Archive.

1. Sagen Sie Ihren Dokumentenordnern den Kampf an!
2. Ist Platzmangel wirklich ein Problem unserer Zeit?
3. Ist Online-Archivierung eigentlich nachhaltig?
4. Wie werden Geschäftsdokumente am sichersten gelagert?
5. Platz nachhaltig Nutzen – wie soll das gehen?

1. Sagen Sie Ihren Dokumentenordnern den Kampf an!
Ein altbekanntes Problem im Büro ist der Platzmangel. Akten, Rechnungen, Lieferscheine und weitere Dokumente stapeln sich nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch in den Regalen und Schubladen. Ohne ein richtiges System verliert man folglich schnell den Überblick, vielleicht auch die Nerven. Unpraktisch, wenn man bedenkt, dass viele Dokumente laut dem Gesetz mehrere Jahre aufbewahrt und jeder Zeit zur Sichtung bereitstehen müssen. Ein Online-Archiv bietet Ihnen die perfekte Lösung. Eine komplett browserbasierte Archiv-Anwendung hilft Ihnen dabei, Ihre Dokumente online zu archivieren und revisionssicher aufzubewahren. Bedeutet: Keine lästigen Papierstapel mehr, kein stundenlanges Suchen nach der einen, richtigen Rechnung und „Hallo“ sagen zu dem neu gewonnenen Büroplatz und einer eventuellen Kosteneinsparung.

2. Ist Platzmangel wirklich ein Problem unserer Zeit?
Wirft man einen Blick auf den aktuellen Immobilienmarkt bzw. den Markt für Büroflächen, fällt auf, dass dieser sehr dürftig ausfällt und bezahlbare Büroflächen Mangelware sind. Möchte man ein geeignetes Büro beziehen, müssen ggfs. immense Mietpreise gezahlt werden. Besonders in den Städten sind hohe Mieten und wenig Platz ein ernst zu nehmendes Problem, für welches Lösungen geschaffen werden müssen. Fakt ist, dass die Population in Deutschland stetig anwächst, aktuell bestehend aus 83,1 Millionen, also knapp einer Million mehr als vor 6 Jahren. Somit wird generell mehr Raum zum Arbeiten und Wohnen benötigt. Wie die Hühner auf der Stange möchte schließlich niemand Arbeiten. Um auf die Frage zurück zu kommen: Ja Platzmangel ist absolut ein Problem unserer Zeit.

3. Ist Online-Archivierung eigentlich nachhaltig?
Mit einem Blick auf die aktuelle Platzsituation ist zu bedenken, dass ständig neuer Wohn- und Büroraum geschaffen werden muss. Das Problematische dabei ist, dass dieser Wohnraum oft auf Kosten der Umwelt entsteht und nicht auf die Begebenheiten der aktuellen Nachfrage angepasst ist. Ein kurzes Beispiel hierzu zum Verständnis: Eine Stadt erklärt ein Feld und ein kleines anliegendes Waldstück als Baugrund und stellt diesen zum Verkauf zur Verfügung. Die Landwirt*innen verlieren ihre Anbauflächen, was zu weniger Ernte und Einkommen führt. Das Waldstück wird gerodet und das Domizil vieler Lebewesen geht verloren. Die gefällten Bäume können folglich keine Luft mehr filtern. Fatal, denn ein Baum alleine filtert bis zu 100 kg Feinstaub pro Jahr und entnimmt diesen dauerhaft aus der Luft. Durch das Fällen von Bäumen verschlechtert sich demnach die Luftqualität sowie die gesamte Klimabilanz. Würde also bereits bestehender Platz besser genutzt werden, müsste kein neuer Baugrund auf Kosten der Umwelt geschaffen werden.

Auch der zusätzliche Stromverbrauch und ggfs. Heizkosten für den Lagerraum sind vermeidbar. Bereits bei der Wahl des Büros werden ganze Büroräume zur Lagerung von Unterlagen verplant, gerade die Keller werden oft zu Offline-Archiven umgewandelt. Doch ob ein Keller gerade im Hinblick auf Dokumentensicherheit die optimale Lösung darstellt, sei dahingestellt.

Insgesamt verschlechtert eine ungünstige Platznutzung also die Klimabilanz und die Arbeitseffizienz. Mit einer Online-Archivlösung können Sie Ihren Platz optimal nutzen und verschwenden gleichzeitig keinen Raum, welcher zum Wohnen oder für andere Unternehmer zum Arbeiten bereitstehen könnte. Als kleines oder auch großes Plus muss das Klima weniger leiden und Geschäftsprozesse laufen automatisierter und effizienter ab.

Durch ein Online-Archiv entfällt zusätzlich der Verbrauch an unzähligen Massen von Papier, denn durch den Cloud-Speicher ist ein Dokument in Papierform nicht mehr notwendig.

Fairerweise muss in diesem Zusammenhang angemerkt werden, dass durch die Server und den Online-Betrieb des Online-Archivs eine gewisse Menge an Strom und Platz verbraucht wird. Ein Server nimmt allerdings weniger Raum ein als eine Regalwand voller Dokumentenordner, was besonders in größeren Unternehmen von Vorteil sein kann. Für den höheren Stromverbrauch gibt es die Möglichkeit, den Strom aus nachhaltigen Quellen zu beziehen, um somit der Umwelt keinen zu großen Schaden zu zufügen.

4. Wie werden Geschäftsdokumente am sichersten gelagert?
Durch Naturkatastrophen, Wasserrohrbrüche oder einen Brand kann es dazu kommen, dass wichtige Dokumente mit einem Mal unbrauchbar werden. Auch eine zu starke Sonneneinstrahlung oder der umgekippte Kaffeebecher am Arbeitsplatz sind alltägliche Gründe für den Verschleiß von Papierdokumenten. Da jeder Gewerbetreibende dazu verpflichtet ist, seine Dokumente sicher zu lagern und vor den oben genannten Einflüssen zu schützen, bietet es sich an, direkt alle Dokumente online zu archivieren. So werden sie geschützt und sind immer und zu jeder Zeit verwendbar.

5. Platz nachhaltig Nutzen – wie soll das gehen?
Ganz klar, vorhandenen Büroraum besser nutzen. Ein Familienbetrieb mit 5 Mitarbeitern als Beispiel braucht je nach seinem Tätigkeitsgebiet womöglich keine 100 m² Bürofläche. Diese Fläche könnte eine sinnvollere Verwendung finden, wenn sie für Mitarbeiter und nicht zur Ablage oder zur Lagerung von Unterlagen verwendet werden würde.

Mit einem Blick auf die günstigeren Mietpreise pro m² bei größeren Büroflächen ist es ein verständlicher Gedanke, mehr Fläche für sein Geld in Anspruch zu nehmen. Aus gesellschaftlicher Sicht würde es jedoch mehr Sinn ergeben, als kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern auch weniger Platz in Anspruch zu nehmen. Ein 5-Mann-Betrieb, der eine gesamte Büroetage bezieht und aktiv nur 3 Räume verwendet, ist schwerlich mit einem zukunftsorientierten Platznutzungsmodell in Einklang zu bringen. Die Devise lautet also, nur so viel Platz in Anspruch zu nehmen, wie man wirklich benötigt.

Das gesparte Geld von Miete, Strom und weiteren anfallenden Lagerkosten kann durch eine innovative Archiv-Lösung in andere, im besten Fall geschäftsbringende und nachhaltige Projekte investiert werden.