Die großen Konzerne machen es vor und die KMUs müssen hinterherziehen. Eine Rechnungsprüfung sollte im Jahr 2023 nicht mehr manuell und per Hand erledigt werden. Wir zeigen Dir, worauf Du bei der Rechnungsprüfung achten musst und wie Dir eine KI gestützte Software dabei jede Menge Arbeit abnehmen kann.

1. Warum führe ich eine Rechnungsprüfung durch?
2. Worauf muss ich bei der Rechnungsprüfung achten?
3. Welche Fehler können durch eine Rechnungsprüfung vermieden werden?
4. Die 3 Schritte einer Rechnungsprüfung.
5. 3-Fragen-Check zur Rechnungsprüfung:
6. Was passiert mit falschen Rechnungen?

1. Warum führe ich eine Rechnungsprüfung durch?

Allgemein ist eine Rechnungsprüfung dazu da, Fehler zu verhindern bzw. bereits aufgetretene Fehler zu finden und zu verbessern. Werden nämlich fehlerhafte Rechnungen versendet, kann dies zu geringeren Einnahmen und zu einem verringerten Vorsteuerabzug führen. Dies wiederum bedeutet Nachzahlungen an das Finanzamt. Schlussfolgernd ist es also sehr wichtig, eine sorgfältige Rechnungsprüfung durchzuführen, denn das Finanzamt macht keine Ausnahmen.

2. Worauf muss ich bei der Rechnungsprüfung achten?

Was genau als eine richtige Rechnung definiert wird, ist im Umsatzsteuergesetz §14 – Ausstellung von Rechnungen festgelegt. Wenn Du Freiberufler bist, findest Du mehr zur Rechnungserstellung hier.
Grundlegend ist es wichtig, dass eine Rechnung unversehrt, leserlich und wahrheitsgetreu ausgestellt werden muss. Doch nicht jede Rechnung muss dieselben Rechnungsangaben enthalten. Unterschieden wird hier in Rechnungen unter 250 Euro und Rechnungen über 250 Euro. Nachfolgend findest Du eine Auflistung von Rechnungsangaben, welche in den jeweiligen Rechnungstypen angegeben sein müssen.

Vereinfachte Rechnungen (Rechnungen unter 250 Euro):

1.Name und Anschrift von Dir

2.Kontakdaten des Käufers

3.Rechnungsdatum

4.Art der Ware und ihre Menge

5.Entgelte der einzelnen Posten

6.Die Gesamtbeträge in brutto und netto aufgeschlüsselt

7.Zusatzleistungen, Skonto und Rabatte

8.Hinweise zur Zahlung

Erweiterte Rechnungen (Rechnungen über 250 Euro) müssen zusätzlich folgende Rechnungsangaben enthalten:

1.Rechtform Deines Unternehmens

2.Deine Steuernummer

3.Datum der Lieferung oder Leistung

4.Rechnungsnummer

3. Welche Fehler können durch eine Rechnungsprüfung vermieden werden?

Formfehler: Die Rechnungsangabe zum netto Gesamtbetrag wurde vergessen.

Rechenfehler: Der Skonto wurde falsch berechnet.

Inhaltsfehler: Es wurden zu viele oder zu wenige Artikel abgerechnet.

4. Die 3 Schritte einer Rechnungsprüfung.

Grundsätzlich wird bei einer Rechnungsprüfung mit der formalen Prüfung begonnen. Aufgabe ist es herauszufinden, ob alle gesetzlichen Rechnungsangaben in der Rechnung enthalten sind.
Anschließend wird zur sachlichen Rechnungsprüfung übergeleitet, hier werden Rechnungsangaben und Angaben des Lieferscheins miteinander abgeglichen und es wird gleichzeitig geprüft, ob alle Leistungen richtig dokumentiert wurden.

Sind verschiedenste Personen in das Projekt involviert, wird zusätzlich eine Subprüfung durchgeführt. Sprich bei der Benutzung einer Rechnungssoftware die Rechnung zur entsprechenden Person weitergeleitet und anhand von intelligenten Kommentarfunktionen unklare Sachverhalte geklärt.

Ist die Rechnung nun durch alle Schritte des Workflows gelaufen, landet es in der Rechnungsfreigabe. Aufgabe der Rechnungsfreigabe ist es, nochmals alle Punkte zu überprüfen, so wird das in der Buchhaltung bekannte 4-Augen-Prinzip eingehalten, was die Fehleranfälligkeit der Rechnung um einiges verringert.

5. 3-Fragen-Check zur Rechnungsprüfung:

1.Sind jegliche Hinweise zu möglichen Steuerbefreiungen auf der Rechnung vermerkt?

2.Ist die Rechnung formal, sachlich und inhaltlich korrekt?

3.Sind Steuersatz und Rechnungsbeträge alle entsprechend der Leistung aufgeführt?

6. Was passiert mit falschen Rechnungen?

Sollte Dir bei der Rechnungsprüfung auffallen, dass eine Rechnung nicht korrekt ist, solltest Du umgehend aktiv werden, da es sonst teuer werden kann. Hier stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1.Du erstellst eine Rechnungskorrektur.

2.Du erstellst eine Stornorechnung, sofern Dein Kunde bereits gezahlt hat.

Bekommst Du hingegen eine fehlerhafte Rechnung zugestellt, solltest Du dies bei dem Absender der Rechnung anmerken und um Korrektur bitten.