Der große Vergleich von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen. Sie wissen nicht, ob es der richtige Weg für Unternehmen ist, auf elektronische Rechnungen umzusteigen? Die Erfahrungen haben gezeigt, dass die Nutzung von elektronischen Rechnungen nicht nur einen positiven Effekt auf verschiedenste Bereiche der Umwelt haben, sondern auch die internen Arbeitsprozesse beschleunigen.

1. Der Weg einer Papierrechnung
2. Der Weg einer elektronischen Rechnung
3. Soziale & Ökologische Verantwortung von Unternehmen

1. Der Weg einer Papierrechnung

Von der Papierherstellung bis zur frisch gedruckten Papierrechnung vergeht sehr viel Zeit. Bedenkt man, dass Papier vor vielen Jahren noch eine Kostbarkeit war, wird heut zu Tage sehr stiefmütterlich damit umgegangen. Dass man Papierrechnungen verschickte, als es noch keine Computer oder das Internet gab, absolut legitim und verständlich. Jedoch haben wir mittlerweile durch die Digitalisierung, welche nebenbei bemerkt, immer stärker und schneller voranschreitet, ganz andere Möglichkeiten. Es steht vermehrt gute und dem modernen Arbeitsleben angepasste Software zur Verfügung, welche Arbeitsprozesse effektiver und somit wertvoller gestaltet. Papier zu sparen ist mit einem Blick auf den Klimawandel und die stündliche Abholzung des Regenwaldes von ca. 500 Fußballfeldern keine Option mehr, sondern ein Muss bzw. sollte es im besten Fall so sein.

„Die paar Papierrechnungen, die durch eine Software eingespart werden, können doch gar keinen so großen Einfluss auf ein verbessertes Klima haben!“ Diese Aussage ist absolut verständlich und wahr. Natürlich kann durch eine Software, welche Papierrechnungen ablöst nicht der Klimawandel gestoppt werden, doch eine Verlangsamung zu erzielen und ein Bewusstsein für die Rohstoffe zu erzeugen, welche man ggf. gleichgültig verwendet, ist ein Schritt in die richtige Richtung. Alleine in Deutschland werden ca. 30 Milliarden Papierrechnungen versendet. Schlüsselt man das ganze einmal weiter auf, werden für die Erstellung von 1 Milliarde Papierrechnungen 120.000 tausend Bäume benötigt. Sieht man diese Zahlen schwarz auf weiß, wird schnell klar, dass die Umweltbilanz in Bezug auf den Erhalt von Wäldern, bei der Nutzung einer Rechnungserstellungssoftware deutlich besser aussieht.

Eine Papierrechnung legt einen sehr weiten Weg hinter sich, bis sie schlussendlich von dem gewünschten Rechnungsempfänger empfangen werden kann. Vom Ort der Abholzung, zum Sägewerk, dann in die Papierfabrik, in welcher, mit mehreren Tausend Litern frisch Wasser und energieaufwendigen Verfahren Papier hergestellt wird, nach der Fertigstellung des Papiers wird es im Handel bereitgestellt und schließlich von einem Unternehmen, also einem Kunden gekauft. Das Unternehmen erstellt dann die Rechnung, druckt sie und versendet sie per Post. Viel Aufwand und viel CO²-Ausstoß und das alles dafür, dass Kunden, wenn es sich nicht um B2B handelt, die Papierrechnung wieder wegschmeißen. Privatpersonen unterliegen nämlich keiner Aufbewahrungspflicht von Rechnungen. Unternehmen hingegen schon, sie müssen ihre Rechnungen 10 Jahre so aufbewahren, dass sie unversehrt bleiben und jederzeit zur Sichtung bereitgestellt werden können.

2. Der Weg einer elektronischen Rechnung

Eine E-Rechnung zu erstellen und in elektronischer Form zu versenden, geht nicht nur schnell, sondern ist auch nachhaltig, fokussiert man sich hier auf den geringeren Papierverbrauch und die Einsparungen an CO²-Emissionen, welche für den Transport und die Herstellung von Papierrechnungen anfallen würden. In diesem Zusammenhang ist jedoch der vermehrte Stromverbrauch durch den Einsatz der Rechenzentren und die zusätzlichen Kosten für das Rechnungserstellungsprogramm zu beachten, welche sich jedoch durch das wegfallende Porto, die Einsparung von Papier und Druckertoner im besten Fall ausgleichen lassen können. So freut sich nicht nur das Bankkonto, sondern auch die Umwelt.

Ist das Rechnungserstellungsprogramm gekauft oder installiert, geht alles ganz einfach: Das Rechnungserstellungsprogramm wird geöffnet, die passende Rechnungsvorlage im richtigen Rechnungsformat wird ausgewählt und die angefallenen Rechnungsposten werden per Mouse klick eingetragen. Nun muss nur noch der Empfänger ausgewählt und auf versenden geklickt werden. Innerhalb von Sekunden kann die Rechnung nun vom Empfänger empfangen werden. Eine transparente Nachverfolgung und Überwachung über den Rechnungsstatus sind ebenfalls ohne Probleme möglich. Kommt ein Kunde in Verzug, kann schnell gehandelt werden. Das Praktische ist, dass eine Software für Archivierung und Rechnungserstellung die Rechnung automatisch und GoBD konform archiviert. So wird, wie anfangs erwähnt kostbare Zeit gespart, auch die Sorgen um die rechtlich angemessenen Aufbewahrungspflichten entfallen und können an die Software übergeben werden. Häufig ist sogar die Verknüpfung zu einer Buchhaltungssoftware möglich, was die Verwendung einer Rechnungserstellungssoftware noch förderlicher macht.

Bevor Sie jedoch elektronische Rechnungen verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden mit einer elektronischen Rechnungsübermittlung einverstanden sind. Im Normalfall hat da auch kein Unternehmen bzw. Kunde ein Problem mit. Sind Ihre Kunden jedoch nicht einverstanden, eine elektronische Rechnung zu erhalten, sind Sie dazu verpflichtet, eine Papierrechnung auszustellen.

Es wird außerdem stets daran gearbeitet, elektronische Rechnungen zu verbessern und es einfacher für Selbstständige, Freiberufler oder kleine bis mittlere Unternehmen zu machen, eben diese in Ihren Arbeitsworkflow zu integrieren. Schon vor 11 Jahren wurde mit diesem vorhaben begonnen und die Pflicht, elektronische Rechnungen zu signieren, wurde abgeschafft.

3. Soziale & Ökologische Verantwortung von Unternehmen

Durch die gesellschaftlichen Veränderungen von einer ressourcenverschwenderischen und geradeaus denkenden Gesellschaft hin zu einer vorausschauenden und digital wachsenden, ergeben sich stets neue Herausforderungen. Aktuell geht es darum, IT so zu nutzen, dass sie Arbeit, den Alltag und die Lebensqualität verbessert und gleichzeitig die Umwelt schütz. Software, welche genau an diesen Grundsteinen anknüpft, schafft einen echten Mehrwert und sorgt für eine verbesserte Work-Life-Balance, ein besseres Miteinander und mehr Nachhaltigkeit. So stellt auch eine Rechnungserstellungssoftware ein weiteres Puzzleteil dar, welches genau diesem Zweck dient.