Viele kennen das Problem – einmal unaufmerksam gewesen und Schwups ist das Dokument nicht dort gelandet, wo es hinsollte. Was muss also getan werden, um den Heinzelmännchen der Dokumente zu entkommen? In diesem Blogartikel lernen Sie alles über die Vorteile eines Online-Archivs und den Vorzügen einer e-Rechnung.

1. Ist ein Online-Archiv umweltfreundlich?
2. Sparen Sie Geld, Zeit, Raum und Nerven mit e-Rechnungen und einem Online-Archiv.

1. Ist ein Online-Archiv umweltfreundlich?
Die herkömmliche Methode, um Dokumente zu archivieren, ist, sie zu drucken und anschließend einzulagern. Die umweltschonendere und innovativere Variante ist, eine browserbasierte Archiv-Lösung zu verwenden. Durch den Druck von Rechnungen und Belegen aller Art werden nämlich Unmengen an Papier verbraucht. Der pro Kopf Verbrauch an Verpackung und Karton ist im Vergleich zu den anderen G20 Staaten mit Abstand am höchsten, obwohl wir gesellschaftlich und technisch sehr entwickelt sind und als umweltfreundliches Land gelten. Papier besteht zwar aus einem nachwachsenden Rohstoff, der Anbau jedoch dauert zum einen relativ lange und führt zum anderen zur Abholzung der Wälder. Ein Online-Archiv zu nutzen und e-Rechnungen zu schreiben hilft also dabei, der Papierverschwendung entgegenzuwirken und die natürliche Luftfilterung durch Bäume zu schützen. Die sogenannten „Grünen Lungen“ der Städte können pro Jahr bis zu 100 kg Staub aus der Luft herausfiltern, ein vergleichbares Pendant zum Baum gibt es nach dem heutigen Stand nicht.

Zu bedenken bei einem Online-Archiv ist, dass dieses Strom verbraucht, dadurch die Umwelt belastet wird und es Kosten verursacht. Bezieht man Ökostrom und veranschaulicht man sich den Stromverbrauch von Drucker, Scanner, Rechner und Licht der Lagerräume, so relativieren sich die Umweltschädigung sowie die Kosten für das Online-Archiv beinahe bis auf Weiteres. Auch mit einem Blick auf die Papierherstellung und dem daraus resultierenden Verbrauch von Strom, dem Einsatz von Chemikalien und dem Transport des Papiers zum Verwendungsort ist die Nutzung eines Online-Archivs umweltfreundlicher als vielleicht im Voraus angenommen.

2. Sparen Sie Geld, Zeit, Raum und Nerven mit e-Rechnungen und einem Online-Archiv.
Durch die Begebenheit, dass alle Belege und Rechnungen online durch ein Online-Archiv archiviert werden, können Sie einfach über eine Suchmaske gefunden werden. Das Laufen zum Lagerraum oder Büroschrank, das anschließende Heraussuchen und das Durchforsten der Ordner entfällt gänzlich und erspart Zeit und sehr viele Nerven, was insbesondere mit Blick auf eine gute Work-Life-Balance und die Einsparung von Arbeitszeit ein Vorteil ist.

Vorteilhaft ist ebenfalls die Platzeinsparung durch den Wegfall von Lagerräumlichkeiten und unzähligen Regalen. Der freigewordene Platz kann ggf. für weitere Mitarbeiter, Aufenthaltsmöglichkeiten oder für andere Unternehmen freigeräumt werden, welche den Platz für essenzielle Geschäftsprozesse benötigen.

Eine e-Rechnung kann innerhalb von Minuten erstellt und in knapp 3 Sekunden versendet werden. Diese Zeitersparnis ist sehr wertvoll für ein Unternehmen, da der Empfänger der Rechnung in der Regel schneller zahlt. Die Liquidität des Unternehmens wird also durch die Schnelligkeit der e-Rechnung gefördert. Auch der Workflow profitiert, dieser wird nämlich nicht durch den Gang zur Post unterbrochen.

Nicht zu vergessen ist ebenfalls, dass es immer einmal passieren kann, dass ein Kunde seine Rechnung verliert und eine neue Rechnung ausgestellt werden muss. Durch die e-Rechnung und das Online-Archiv kann eine Rechnung blitzschnell wiedergefunden und erneut an einen Kunden Versand werden. Eine Rechnung in Papierform muss wiederum erst gefunden, neu gedruckt, verpackt, von der Post angenommen und zum Schluss ausgestellt werden, deutlich mehr Schritte, mehr Zeitaufwand und mehr Kosten.

Werden e-Rechnungen verschickt, sind diese einfach nachzuverfolgen. Es besteht also eine sehr hohe Transparenz und der Status der Rechnung ist immer einsehbar. Auf verspätete Bezahlung kann direkt reagiert werden, auch die Versendung von Zahlungserinnerungen ist so ein Leichtes.

Von Zeit zu Zeit kann es passieren, dass Belege falsch eingescannt werden oder der Mensch Fehler bei der Dokumentenablage, der Rechnungserstellung und anderen Arbeitsabläufen macht. Diese menschlichen Fehler können mit einer Software zur Dokumentenarchivierung und der Erstellung von e-Rechnungen fast vollständig verhindert werden.

Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass viele Behörden und öffentliche Auftraggeber e-Rechnungen verlangen. In Deutschland zum Beispiel müssen Rechnungen an Behörden in dem XRechnung Format geschrieben werden. Sich frühzeitig mit e-Rechnungen auseinanderzusetzen, ist also ein unumgänglicher Schritt, wenn eine Geschäftsbeziehung zu Behörden angestrebt wird.

Entschließen Sie sich dazu e-Rechnungen zu schreiben, sollten Sie darauf achten, dass auch diese einer Aufbewahrungspflicht unterliegen und online archiviert werden müssen.