Leider kommt es manchmal vor, dass ein Kunde seine Rechnung nicht pünktlich zahlt. In so einem Fall muss er fristgerecht an die Zahlung erinnert werden: Er erhält eine Erinnerung, damit der Zahlungsanspruch nicht verjährt. Ignoriert der Kunde die erste Aufforderung, können eine oder mehrere formelle Mahnungen erfolgen. Hier erfährst du, was zu tun ist, wenn einmal eine Zahlung ausbleibt.

1. Zahlungserinnerung oder Mahnung?
2. Die 1. Mahnung
3. Mahngebühren und Verzugszinsen
4. Die 2. und die 3. Mahnung
5. Was genau versteht man unter „Zahlungsverzug“?
6. Das gerichtliche Mahnverfahren

1. Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Eins vorweg: Die Begriffe „Zahlungserinnerung“ und „Mahnung“ bedeuten das gleiche. Da „Zahlungserinnerung“ allerdings ein bisschen harmloser und freundlicher klingt als „Mahnung“, nutzt man häufig diesen Begriff als Überschrift für die erste schriftliche Aufforderung an säumige Kunden. Schließlich will man ja erst einmal höflich an die ausstehende Zahlung erinnern.

Die Zahlungserinnerung ist also häufig als Vorbote der Mahnung zu verstehen: Mit einer Zahlungserinnerung fordert der Gläubiger einen Schuldner nach Ablauf einer festgelegten Zahlungsfrist eindeutig zur Begleichung der offenen Rechnung auf. Dazu muss der Unternehmer natürlich zuvor eine kaufmännisch korrekte Rechnung gestellt haben: Wird diese nicht fristgerecht beglichen, darf der Kunde an die ausstehende Zahlung erinnert werden. Da die Zahlungserinnerung keine rechtlichen Auswirkungen hat, kann sie formlos erfolgen. Dennoch ist sie ein wichtiges Instrument, denn eine Zahlungserinnerung sorgt für einen deutlich angenehmeren Dialog zwischen Gläubiger und Schuldner, als wenn gleich eine „Mahnung“ ins Haus flattert.

Im Übrigen besteht die Möglichkeit, dass der Kunde die Rechnung zwar fristgerecht beglichen hat, der ausstehende Betrag jedoch noch nicht rechtzeitig zum Ablauf der Zahlungsfrist auf dem Konto des Gläubigers verbucht wurde. Aus diesem Grund sollte man sich mit dem erinnern noch einige Tage Zeit lassen: Üblicherweise verschickt man 10 bis 14 Tage nach Überschreiten der festgesetzten Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung, in der ein neues Zahlungsziel (z.B. eine Verlängerung der Zahlungsfrist um eine Woche) angegeben wird.

Erfolgt auch nach schriftlicher Aufforderung keine Zahlung, können im Anschluss eine oder mehrere formelle Mahnungen versendet und ggfs. ein Inkassobüro eingeschaltet werden. Im schlimmsten Fall bleibt es dem Gläubiger nur, rechtliche Schritte einzuleiten: Der Fall wird dann schlussendlich von einem Gericht entschieden.

2. Die 1. Mahnung
Bleibt die Begleichung einer Rechnung trotz Zahlungserinnerung und Verlängerung der Zahlungsfrist aus, so folgt 20 bis 30 Tage nach Überschreiten der Zahlungsfrist die erste Mahnung. Damit drohen dem Schuldner zusätzliche Kosten in Form von Mahngebühren und anfallenden Verzugszinsen. Eine Mahnung bedarf der Schriftform. Anders als bei der Rechnung bestehen jedoch keine gesetzlich festgelegten Vorgaben darüber, welche Angaben eine Mahnung enthalten muss.

Damit die Mahnung inhaltlich deutlich wird und eindeutig der offenen Rechnung zugeordnet werden kann, sollte das Dokument allerdings folgende Informationen enthalten: Das Wort „Mahnung“ sollte deutlich sichtbar auf dem Schreiben vermerkt sein. Zudem sollte das Schreiben die üblichen Angaben zu Absender und Empfänger (Firmenname, Name des Ansprechpartners, Adresse) aufweisen. Besonders wichtig ist es, die mit der Mahnung verbundenen Forderungen deutlich zu formulieren: Auf welche offene Rechnung nimmt die Mahnung Bezug? Wie hoch ist der offene Rechnungsbetrag? Welche Mahngebühren und ggfs. Verzugszinsen fallen zusätzlich an? Darüber hinaus sollte die Mahnung alle zur Begleichung der Rechnung erforderlichen Daten (Bankverbindung, Umsatzsteuerpflicht/-befreiuung, Steuernummer, UStID) auflisten und ein konkretes, als Datumsangabe formuliertes Zahlungsziel beinhalten.

Um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind, empfiehlt es sich, das Rechnungsformular zur Mahnung umzuformulieren.

3. Mahngebühren und Verzugszinsen
Tatsächlich gibt es kein Gesetz, dass den Begriff „Mahngebühren“ enthält. Es wird lediglich geregelt, dass der Gläubiger bei Nichtbezahlung einen „Verzugsschaden“ geltend machen kann. Dieser setzt sich zusammen aus den Kosten für das Erstellen und Versenden der Mahnung und den Verzugszinsen, die der Gläubiger erheben kann, da er dem Schuldner immerhin ein unfreiwilliges Darlehen gewährt.

Da das Gesetz lediglich vorgibt, dass die Kosten „verhältnismäßig“ sein müssen, kann der Gläubiger lediglich den durch die Mahnung verursachten Zusatzaufwand und die Kosten für Papier und Porto berechnen: In der Praxis werden daher üblicherweise zwischen 2,50 EUR und 7,50 EUR pro Mahnung angesetzt, sofern der Gläubiger selbst per Brief mahnt.

Teurer wird es für den Schuldner hingegen, wenn der Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragt: Die Kosten, die das Inkassounternehmen in Rechnung stellt, kann der Gläubiger nämlich ebenfalls an den Schuldner weitergeben. Auf diese Weise kommen schnell Mahnkosten in dreistelliger Höhe zusammen.

Die Höhe der Verzugszinsen, die erhoben werden dürfen, ist hingegen gesetzlich mit einem festen Prozentsatz geregelt: Ist die Mahnung an eine Privatperson gerichtet, so fallen fünf Prozent Verzugszinsen an, richtet sich die Mahnung an ein Unternehmen, so beträgt die Höhe der Verszugszinsen acht Prozent. Als Berechnungsgrundlage dient dabei der Basiszinssatz, den die Bundesbank online aktuell ausweist. Dieser wird alle sechs Monate angepasst und liegt seit dem 1. Juli 2016 unverändert bei -0,88 Prozent.

4. Die 2. und die 3. Mahnung
Mit der ersten Mahnung wird häufig eine erneute Zahlungsfrist von zehn bis 14 Tagen gewährt. Sollte auch dieses Zahlungsziel verstreichen, ohne dass die Rechnung beglichen wird, bleiben dem Gläubiger zwei Möglichkeiten:

Zum einen können eine zweite und dritte Mahnung mit immer kürzeren Zahlungsfristen (z.B. eine Woche bei der 2. Mahnung und drei Werktage bei der 3. Mahnung) verschickt werden.

Zum anderen kann ein gerichtliches Mahnverfahren gewählt werden. Dass zur Einleitung eines solchen Verfahrens drei vorangegangene Mahnungen erforderlich sind, ist übrigens ein Mythos. Tatsächlich kann ein Mahnverfahren in die Wege geleitet werden, sobald der Schuldner in Zahlungsverzug gerät.

5. Was genau versteht man unter „Zahlungsverzug“?
Zahlungsverzug bedeutet, dass der Rechnungsempfänger eine Rechnung nicht binnen 30 Tagen bezahlt hat. Ist auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel angegeben (etwa in Form einer Datumsangabe oder einer gängigen Formulierung wie „Zahlbar in 14 Tagen nach Rechnungserhalt“), so tritt der Zahlungsverzug automatisch ein, wenn die gesetzte Frist ohne Zahlungseingang verstreicht. Zudem kann sich der Schuldner, indem er eine kurzfristige zugesagt Zahlung nicht leistet, selbst in Verzug setzen.

Ein Zahlungsverzug kann im Übrigen nur dann eintreten, wenn die erbrachte Leistung einwandfrei ist. Ist der Kunde mit der in Rechnung gestellten Leistung nicht zufrieden, so kann er, sofern er den Sachverhalt erläutert hat, die Zahlung verweigern oder zumindest verzögern, um dem Rechnungsteller Gelegenheit zu geben, den Mangel zu beseitigen.

6. Das gerichtliche Mahnverfahren
Im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens kann ein Vollstreckungsbescheid erwirkt werden. Formell handelt es sich dabei nicht um eine Klage, die von einem Anwalt eingereicht werden müsste. Ein gerichtliches Mahnverfahren kann jedoch auch ohne die Hilfe eines Anwalts eingeleitet werden. Dies ist für den Gläubiger natürlich von Vorteil. Allerdings kann es auch nachteilig sein, ein Mahnverfahren einzuleiten, denn indem er Widerspruch dagegen einlegt, kann der Schuldner den Prozess erheblich verlangsamen und die eventuelle Begleichung der Rechnung weiter hinauszögern.

Entscheidet man sich für die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens, so muss zunächst online ein Antrag auf Mahnbescheid gestellt werden. In der Folge prüft das Mahngericht den Antrag formell bezüglich seiner Vollständigkeit und der gesetzlichen Vorgaben. Die Zulässigkeit der Forderungen bleibt dabei zunächst unbeachtet. Wird dem Schuldner daraufhin eine gerichtliche Mahnung zugestellt, erlischt dessen Chance auf Verjährung. Ob das Mahnverfahren anschließend vor einem Gericht landet, entscheidet sich mit dem Verhalten des Schuldners: Sofern dieser keinen Widerspruch gegen das Verfahren einlegt, folgt der Vollstreckungsbescheid. Wird diesem ebenfalls nicht widersprochen, so ist er Bescheid rechtskräftig. Falls der Schuldner allerdings Widerspruch einlegt, führt das Mahnverfahren die beteiligten Parteien in letzter Konsequenz vor Gericht.