Glossar

Ablieferbeleg (auch Abliefernachweis)

Ein Ablieferbeleg ist ein Dokument das eine ordnungsgemäße Ablieferung einer Sendung bestätigt.
Ein Spediteur erstellt einen Ablieferbeleg, den der Empfänger quittiert und damit die ordnungsgemäße Ablieferung der Sendung bestätigt.
Ablieferbelege dienen auch der Dokumentation, für eventuelle Schadensfälle.

Absenderangaben

Adress- und Kontaktdaten des belegausstellenden Unternehmens, die im Briefkopf des Dokuments erscheinen.

Anmeldeverlauf

Übersicht über alle bis dato erfolgten Anmeldevorgänge eines Benutzers im System, aufgeschlüsselt nach Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse und verwendetem Browser.

Anwendung

Überbegriff für Funktionen. Beschreibt Systembereiche wie Archivsuche, Rechnungserstellung etc.

Anzeigename

Bezeichnung für den in der Benutzeroberfläche angezeigten Dokumententyp. Der Anzeigename unterscheidet sich ggf. von der systemischen, technischen Bezeichnung die das Programm im Hintergrund benötigt (siehe Technischer Bezeichner).

API (application programming interface)

Anwendungsprogrammierschnittstelle: Möglichkeit für Softwarefirmen und Programmierer zusätzliche Software für bereits bestehende Software-Systeme zu entwickeln.

Archiv

Abrufbereiter Datenspeicher zur revisionssicheren Aufbewahrung sämtlicher im System hinterlegter Dokumente.

Archivierung

Hinterlegen von Dokumenten zur revisionssicheren Aufbewahrung in einem Datenspeicher (siehe Archiv).

Archivkopie

Mit dem Vermerk „Archivkopie“ versehene Kopie eines im Archiv hinterlegten Dokuments.

Archivsuche

Mit Hilfe von Metadaten ausgeführter Vorgang zum Abrufen im Archiv hinterlegter Dokumente (siehe Dokumententyp) zum Zwecke der Ansicht oder Weiterverarbeitung.

Artikel

Von einem Unternehmen am Markt angebotene Leistung (Produkt oder Dienstleistung).

Artikelnummer

Jedem im System angelegten Artikel wird eine Kennziffer zugeordnet, mit der der jeweilige Artikel eindeutig identifiziert werden kann.

Artikelstamm

Gesamtheit aller im System angelegter Artikel eines Mandanten.

Ausgangsjournal

Übersicht über alle vom System versendeten Dokumente (siehe Dokumententyp) mit Anzeige von Metadaten und Belegbild.

Ausgangsrechnung

An einen Debitor ausgehende Rechnung.

Barcode

Mit optischen Lesegeräten (z.B. Scannern) zum Zwecke der elektronischen Weiterverarbeitung maschinell einlesbarer Strichcode.

Barcodetyp

Es gibt verschiedene Barcodetypen, Allgemein wird unterschieden zwischen Barcode 1D-Codes und 2D-Codes.
1D-Codes bestehen aus Srichen und Lücken, verschiedender Breite, die parallel zueinander angeordnent sind.
2D-Codes gibt es in zwei Unterkategorien. Zum einen gibt es Stapelcodes, welche aus mehreren 1D-Codes bestehen, die untereinander angeordnet sind. Zum anderen gibt es Matrixcodes. Diese Art der Barcodes sind auf Datensicherheit ausgelegt und lassen außerdem eine sehr starke Komprimierung zu, wodurch sehr viele Informationen und Zeichen auf engstem Raum dargestellt werden können (bspw. QR-Code).

Beilagen

Einem Beleg angefügte Dokumente zur weiteren Aufschlüsselung oder Dokumentation eines Geschäftsvorgangs.

Beleg

Oberbegriff für alle Nachweise in Dokumentenform, die geschäftliche Vorgänge dokumentieren (siehe auch Dokumententyp).

Belegbild

Bildliche, d.h. für Menschen lesbare Darstellung eines Belegs (z.B. als PDF-Datei).

Belegdatum

Ausstellungsdatum eines Belegs.

Benachrichtigungen

Vom System verschickte Nachrichten mit Verweis auf aktuelle Vorgänge oder Aufgaben.

Benutzer

Einem Mandanten zugeordnete Nutzerkonten. Dabei kann ein Mandant jeweils einen oder mehrere Benutzer haben, denen je nach Berechtigung unterschiedliche Rollen (Admin, Sachbearbeiter etc.), bzw. individuelle Rechte zugeordnet werden können.

Benutzernummer

Systemisch vergebene Kennziffer zur eindeutigen Identifikation eines jeden Benutzers.

Bestelldatum

Eingangsdatum einer Bestellung.

Bestellnummer

Individuell zu vergebende Kennziffer zur eindeutigen Identifikation eines Bestellvorgangs.

Bild-Manager

Funktion zum Verwalten importierter Bilder, die zum Beispiel in E-Mail-Vorlagen verwendet werden.

Brutto

Der Betrag vor Abzug aller Steuern und Kosten.

BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

Gibt Aufschluss über Kennzahlen und Ertragslage eines Unternehmens.

Bündelbeleg

Zusammenfassung mehrerer Dokumente unter einem Deckblatt, z.B. in Form eines Kontoauszugs mit anhängenden Belegen.

Bündelbeleg-Datum

Erstelldatum eines Bündelbelegs.

Bündelbeleg-Nummer

Systemisch vergebene Kennziffer zur Identifikation eines Bündelbelegs.

Clearing

Vorgang zur Klärung von Problemen im Zuge der Bearbeitung von Eingangsbelegen.

Cloud (Wolke)

Weitentfernter Server, auf dem Daten gespeichert werden und zum Austausch bereitstehen. Ist von überall zugreifbar.

Codelisten

Codelisten dienen dazu, für bestimmte Felder einer Eingabemaske, wie sie in verschiedenen Funktionen Verwendung findet, eine Dropdown-Auswahl festzulegen.

CSV

Dateiformat. Kurz für Comma-separated values: Beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. In CSV-Dateien können Tabellen oder Listen unterschiedlicher Länge abgebildet werden.

Dashboard

Übersicht mit tabellarischer Auflistung und direkter Verlinkung zu allen offenen Aufgaben.

Datenfelder

Felder in die Daten eingegeben werden, die an das Dokument geschrieben werden.

Datenherkunft

Gibt an, wie ein Beleg in das Archiv eingespielt wurde, z. B. per Scan, E-Mail oder wenn er im System erstellt wurde als obwyse.

DATEV

IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, sowie deren Mandanten.

DATEV Unternehmen Online

Plattform für den Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater.

DATEVconnect

Schnittstelle zum direkten Datenaustausch zwischen DATEV-Anwendungen und Anwendungen Dritter.

Debitor

Als Bezieher von Waren oder Leistungen Empfänger einer Ausgangsrechnung.

Debitorenstamm

Gesamtheit aller im System angelegten Debitoren eines Mandanten.

Digitalisierung

Einsatz von digitalen Technologien und mobilen Endgeräten zur Verbesserung von spezifischen Geschäftsprozessen.

Dokumententyp

In obwyse können verschiedene Dokumententypen angelegt und konfiguriert werden d.h. Sie können zu jedem Typ Metadaten auswählen, die an Belege des jeweiligen Typs geschrieben werden sollen. Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnungen sind beispielsweise Dokumententypen.

Drag&Drop

Ziehen und wieder fallen lassen.

Editieren

Englisch: „to edit“. Daten verarbeiten oder verändern.

Eingangsdatum

Datum, an dem ein Beleg in das System eingespielt wurde.

Eingangsrechnung

Von einem Kreditor empfangene Rechnung.
Generell umfasst der Begriff alle eingehenden Rechnungstypen. Es gibt aber auch Unterkategorien wie Einkaufs- und Frachtrechnungen.

E-Mail-Signatur

Am Ende einer E-Mail angefügter, individueller Textteil mit Unternehmens- und Kontaktinformationen des Absenders.

E-Mail-Vorlagen

Vom Benutzer individuell zu konfigurierende Formatierung von E-Mails die aus dem System heraus versendet werden. In obwyse können zu den vorgefertigten E-Mail-Vorlagen für verschiedene Anlässe hinterlegt werden.

Erfassen (Rechnung)

Vorgang bei der Aufnahme einer Eingangsrechnung in das System, bei dem die für das Dokument zu speichernden Metadaten (Rechnungsdaten) händisch in ein entsprechendes Formular eingetragen werden.

Ergänzende Rechnungsangaben

Optionale Angaben, die zusätzlich zu den festgelegten Rechnungsdaten auf einer Ausgangsrechnung gemacht werden können.

ERP (Enterprise-Ressource-Planning)

Softwarelösung für Unternehmen oder öffentliche Organisationen zur Ressourcenplanung.

Fälligkeit (-sdatum/ tage)

Zeitpunkt zu dem die Zahlung einer Rechnung gefordert ist. Fälligkeitstage beschreibt den Zeitraum bis zum Zeitpunkt der Fälligkeit.

Frachtrechnung

Frachtrechnungen werden für Frachtkosten ausgestellt. Diese sind Teil der Logistikkosten eines Unternehmens, die für die Inanspruchnahme extern erbrachter Transportleistungen (Speditionsverkehr, öffentliche Verkehrsmittel).

Freiartikel

Artikel der im Zuge einer Rechnungserstellung frei erfasst wird, ohne dass er im Artikelstamm gelistet ist, oder dort aufgenommen wird.

Freiberufler

Selbstständige, die kein Gewerbe anmelden müssen und befreit von Gewerbesteuern sind. Tätigkeitsfelder: Erziehung, Wissenschaft und Kunst.

Freigabe (Rechnung)

Prozessschritt in der Eingangsrechnungsverarbeitung in dem ein autorisierter Benutzer oder Inhaber einer entsprechenden Rolle eine Rechnung zur Bezahlung freigibt.

Funktion

Teil einer Anwendung.

Fußtext

Text, der auf einer Rechnung unterhalb der Positionen aufgeführt wird.

Geschäftsbrief

Schriftstücke von privat Personen mit geschäftlichen Inhalten oder von Kaufleuten (z.B. Lieferscheine, Anfragen oder Auftragsbestätigungen).

GLN

Globale Lokationsnummer, kennzeichnet Unternehmen und Unternehmensteile, wie Standorte oder Lager und ist die Voraussetzung für GTIN und Barcode

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen Deutschland

Grundeinstellungen (Rechnungserstellung)

Einstellungsmöglichkeiten für die Rechnungserstellung. Dienst zum Festlegen von Währung, Sprache, Datumsformat oder den Standard-Mehrwertsteuersatz.

GTIN

Global Trade Item Number, Ehemals EAN (European Articel Number), kennzeichnet Artikel bzw. Produkte weltweit überschneidungsfrei. Sie wird aus der GLN gebildet und ist die Voraussetzung für Barcodes.

Gutschrift

Nach § 14 UStG ist eine Gutschrift im Prinzip eine umgekehrte Rechnung, eine sog. Abrechnungsgutschrift.
Eine Abrechnungsgutschrift entsteht, wenn nicht der Kunde die Rechnung vom Dienstleister/Lieferant erhält, sondern der Kunde dem Dienstleister/Lieferanten eine Gutschrift sendet (z.B. Provisionsgeschäfte)

Handelsbrief

Schriftstücke, welche von einer Kauffrau, einem Kaufmann während eines Handels verfasst werden.

Indizierungsmasken

In obwyse: Formulare zum Eingeben der Metadaten von Belegen und Dokumenten. Die Felder der Indizierungsmasken können in den Einstellungen angepasst werden.

Inventar (Bestandsverzeichnis)

Die gesamten Vermögenswerte, Schulden und Besitztümer eines Unternehmens.

Inventur (Bestandsaufnahme)

Maßnahme zur Erfassung aller Vermögenswerte einschließlich Schulden.

ISO Zertifizierung

Bestätigt die Einhaltung der Norm für Qualitätsmanagementsysteme.

Kleinunternehmen

In § 19 im Umsatzsteuer Gesetz ist die Kleinunternehmerregelung festgehalten. Laut dieser Vereinfachungsregelung im Umsatzsteuerrecht, haben Unternehmern mit Umsätzen unter einem Festgeschriebenen Betrag, die Möglichkeit sich weitgehend als Nichtunternehmer zu positionieren.

Konfektionieren (Rechnung)

Rechnung(-spakete) werden für den Versand vorbereitet. Neben der Angabe von einer Empfangs-E-Mail-Adresse, cc- und bcc- E-Mail-Adressen, Betreff und einer Nachricht, können hier auch weitere Dokumente der Rechnung hinzugefügt werden, die dann in per E-Mail mit an den Empfänger versendet werden.

Kontenzuordnung

Funktion der automatischen Buchungshilfe. Die Kontenzuordnung dient der Verbindung von eine Kreditorennummer aus einem Finanzbuchhaltungsystem mit einer Lieferantennummer aus einem anderen System (bspw. ERP). Zudem können hier auch für den jeweiligen Kreditor die Konten für die Buchung, sowie Kostenstellen hinterlegt werden.

Kontextmenü

Menü in der Kopfleiste das sich der jeweiligen Funktion anpasst.

Kontieren (Rechnung)

Begriff aus der Buchhaltung. Kontieren beschreibt das Festhalten von Buchungssätzen. Eine Kontierung enthält die Konten, die zu buchenenden Beträge und ggf. Kostenstellen.

Kontierungsstapel

Zusammenschluss meherere Buchungssätze für die Übergabe an ein anderes System. Wird in der Regel im CSV-Format übergeben.

Kopftext

Text oberhalb der Positionen auf einer Rechnung.

Kostenstelle

Begriff aus der Buchhaltung. Kostenstellen beschreiben den Ort (bspw. die Abteilung), an dem die Kosten entstanden sind bzw. wo die in rechnunggestellten Leistungen erbracht wurden. Die Aspekte, die für die Definition von Kostenstellen eine Rolle spielen können, sind bspw. Räumlichkeiten, Funktionen, organisatorischer Aufbau, Verantwortlichkeit oder auch die Verrechnungstechnik.

KPI (Key-Performance-Indicator)

Leistungskennzahl, welche Erfolg und nicht Erfolg eines Unternehmens sichtbar macht. Hilft Ziele zu erreichen und zu überwachen.

Kreditor

Lieferant oder Dienstleister der eine Zahlung fordert.

Kreditorenstamm

Gesamtheit aller im System angelegter Kreditoren eines Mandanten.

Kunde

Ein Kunde ist entweder eine Person, ein Unternehmen oder eine Organisation. Er gilt als Nachfrager, der mit einer anderen Person, einem anderen Unternehmen oder einer anderen Organisation ein Geschäft abschließt.

Kundennummer

Nummer zu eindeutigen Identifizierung eines Kunden im System.

Kundenstamm

Gesamtheit aller im System angelegter Kunden eines Mandanten.

Leistungsdatum/ -zeitraum

Leistungsdatum beschreibt den Tag an dem eine Leistung vollbracht wurde. Leistungszeitraum gibt anhand eines Start- und Enddatums, an in welcher Zeitspanne eine Leistungerbracht wurde.

Lieferdatum

Ist der Tag an dem eine bestellte Ware an einen Kunden geliefert wurde.

Lieferschein

Gibt Auskunft über die Warenlieferung wie bspw. den Inhalt der Lieferung.

Lieferscheindatum

Datum an dem der Lieferschein ausgestellt wurde.

Lieferscheinnummer

Vom Lieferanten vergebene, fortlaufende Nummer zur Identifizierung von Lieferungen.

Mahnung

Endgültige Zahlungsaufforderung, wird vom Gläubiger (Geldgeber) an den Schuldner gestellt.

Mandant

Bei obwyse ist ein Mandant ein Kunde, der ein obwyse-System nutzt. Die Systeme einzelner Mandanten sind streng von einander getrennt.

Maskenkonfigurationen

Einrichtung von Eingabemasken.

Matchcode

Verbindung von in obwyse hinterlegten Kreditoren mit in Fremdsystem genutzten Daten.

ME (Mengeneinheit)

Mengeneinheit von Artikel. Bspw. Stunden, Stück oder Liter.

Mehrwertsteuerbetrag

An das Finanzamt abzuführender Betrag des Verkaufspreises.

Metadaten

Daten die an ein Dokument geschrieben wurden/werden und anhand derer ein Beleg im Archiv auffindbar ist. Die können automatisch oder manuell erfasst werden.

Mitarbeiternummer

Eindeutige Nummer zur Identifizierung von Mitarbeiter.

Nachdruck/Archivkopie

Siehe Archivkopie.

Netto

Betrag nach Abzug aller Steuern und Kosten.

Nummernkreise

In den Nummernkreisen werden die Formate der Rechnungs-, Kunden-, und Artikelnummer festgelegt.

N.N

Eine namentlich nicht benannte Position oder benannter Bereich. Wörtlich: „Der Name muss noch genannt werden“.

Ordnungskriterien

Können bei Erstellung einer Rechnung angegeben werden. Sie umfassen den Ansprechpartner, die Kostenstelle und ein Projekt beim Kunden.

Organisationseinheit

Ein Kunde kann mehrere Häuser haben (Bsp. Eins in BI und eins in GT was jeweils als Organisationseinheit geführt wird) dann können die Belege im System nach der Organisationseinheit gefiltert werden.

PDF-Anlage

Anlagen, die in ein PDF eingebettet sind. Bsp. ZUGFeRD Rechnung: Das PDF enthält die XML-Datei

Preisklasse

Der Preis eines Artikels kann variieren. Beim Anlegen von Artikeln können Preisklassen angegeben werden. Diese können Kunden in den Einstellungen unter Kundenstamm festgelegt werden.

Profil

Für einen Benutzer hinterlegte Einstellungen und Daten.

Protokoll

Es werden alle Vorgänge an ein Dokument geschrieben (protokolliert) und abrufbar gemacht. Getrennt wird dabei nach systemmischen Vorgängen und vom Benutzer durchgeführten (Versand/Kommentar etc.).

Prüfen (Rechnung)

Schritt im obwyse Eingangsrechnungsworkflow zum Überprüfen einer Rechnung und des zugehörigen Buchungsatzes.

Qualitätskontrolle

Schritt im obwyse Eingangsrechnungsworkflow zur Sicherung von Vorkontierungen bevor sie zur Buchung übergeben werden.

Rabatt

Dem Käufer gewährter Preisnachlass.

Rechnungseingangsbuch

Funktion des Eingangsrechnungsworkflows. Bietet eine Übersicht aller eingegangenen Rechnungen, die sich im Workflow befinden. Die Übersicht lässt sich noch verschiedenen Daten filtern und zeigt auch die Summen der Beträge an.

Rechnungserstellung

Funktion in obwyse zum Schreiben einer Rechnung.

Rechnungsnummer

Eindeutige Nummer im Zusammenhang mit einem Kreditor.

Rechnungstyp

Art einer Rechnung. Beispielsweise eine Einkaufsrechnung oder Frachtrechnung.

Rechnungsvorlage

In der Rechnungserstellung von obwyse können Rechnungen als Vorlage für spätere erneute Rechnungserstellungen gespeichert werden.

Rechte

Rechte können Benutzern oder Rollen zugeordnet werden. Funktionen stehen nur Benutzern mit entsprechenden Rechten zur Verfügung. Rechte können trotz zugeordneter Rolle individuell an den Benutzer angepasst werden(Rechte der Benutzer ist höher als Rechte der Rolle).

Revisionssicherheit

Überwachung und sichere Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten.

Rechnungsworkflow

Regelt wann, wer welche Aufgaben bei der Rechnungsbearbeitung durchzuführen hat.

Rollen

Rollen dienen zur Rechteverwaltung. Ein Benutzer kann eine oder mehr Rollen haben. In Workflows können auch Aufgaben nach Rollen vergeben werden.

Sachkontenstamm

Alle Sachkonten eines Mandanten, die im System um bilden von Buchungssätzen genutzt werden können.

SAP

Europäische Aktiengesellschaft mit Sitz in Deutschland. Entwickelt Software für Geschäftsprozesse aller Art.

Semantisches Datenmodell

Modell, welches die Zusammenhänge von Begriffen, Gegenständen oder Objekten darstellt. Entwicklungsgrundlage einer Datenbank.

Senden

Button innerhalb von obwyse, der bewirkt, dass Daten an das System übertragen und gespeichert werden.

Sidebar

Ein grafisches Steuerelement auch als Randfenster bekannt.

Sonstiger Beleg

Dokumententyp in obwyse, der keiner der anderen Dokumententypen, wie bspw. Rechnung oder Ablieferbeleg, zugeordnet werden kann

Systemsuche

In obwyse: Volltextsuche im Archiv.

Thumbnail

Kleines Vorschaubild eines Dokuments.

Trefferliste

Übersicht aller Ergebnisse einer Suche. Angezeigte Metadaten können in den Einstellungen von obwyse angepasst werden.

Untermandant

Es gibt den Mandanten, der eine für sich geschlossene Instanz ist. Dieser kann Untermandanten haben, die voneinander getrennt sind, aber über die gleichen Funktionen verfügen. Durch Rechteeinstellungen können für Rollen und Benutzer die Zugriffsrechte für verschiedene Untermandanten beschränkt werden. Bspw. können Untermandanten Standorte verkörpern und man könnte einstellen, dass Benutzer aus Standort A keine Zugriffsrechte auf Dokumente und Vorgänge aus Standort B haben.

USt-ID

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient als eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens (Rechtsträger), welches in der EU am umsatzsteuerlichen Waren- oder Dienstleistungsverkehr teilnimmt.

Verkaufspreis (1-3)

Preis zu dem ein Artikel einem Kunden verkauft wird. Siehe auch Preisklassen.

Verschlagwortung

Einem Dokument werden Metadaten zugeschrieben. Das kann automatisch beim Import passieren oder manuell anhand einer Eingabemaske. Es gibt die manuelle Verschlagwortung als Workflow und auch für einzelne Dokumente im Archiv oder beim Dokument hinzufügen.

Volltextsuche (Freitextsuche)

Das komplette Dokument wird nach den eingegebenen Suchkriterien durchsucht.

Vorgangstyp

In obwyse Workflows verwendeter Begriff für Aufgaben, die einer Anwendung zugeordnet sind (Bspw. Eingangsrechnung oder Rechnungsversand).

Vorlagentyp (E-Mail)

E-Mail-Vorlagen in obwyse werden in Vorlagentypen unterteilt, die je nach Funktion zur Verfügung stehen.

Weiterleiten

Vorgänge in obwyse Workflows können von einem Benutzer bzw einer Rolle an einen anderen Benutzer oder eine andere Rolle für die Bearbeitung weitergeleitet werden.

Workflow

Bezeichnung für eine programmierte Anwendung, in der ein Dokument verschiedene Stationen durchläuft und dort bearbeitet wird. Bsp. Eingangsrechnungs-, Verschalgwortungs-, Versandworkflow.

XML-Datei (Extensible Markup Language – Datei)

In XML-Auszeichnungssprache geschriebene Datei, die von Menschen und von Computern gelesen werden kann.

XRechnung

Semantisches Datenmodell, besteht aus reiner XML-Struktur und wird in Deutschland häufig als elektronischer Rechnungsstandard für öffentliche Auftraggeber verwendet.

Zahlungsart

Wie eine Rechnung bezahlt wird, bspw. Überweisung, SEPA-Lastschrift etc..

Zahlungsziel

Bis wann eine Rechnung bezahlt werden muss.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland)

Hybrides Datenformat, welches sowohl strukturierte Daten als auch Sichtformate beinhaltet. Das Rechnungsformat ist entsprechend dem E-Rechnungsgesetz in Deutschland.