Kontextmenü Rechnungserstellung

Das Kontextmenü in der Rechnungserstellung hat sich dementsprechend angepasst und verfügt über folgende Funktionen.

1. Sie können sich zu jedem Zeitpunkt während der Rechnungserstellung eine Vorschau des Dokuments anzeigen lassen. Da eine einmal erzeugte Ausgangsrechnung jedoch nicht mehr verändert werden kann, empfiehlt es sich, dies spätestens nach Erfassen aller Positionen einmal zu Korrekturzwecken zu tun. Mit einem Klick auf die entsprechende Option links oben im Kontextmenü öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit einer als Vorschau markierten PDF-Ansicht der Rechnung. Sollten sich noch Fehler im Dokument finden, lassen sich zu diesem Zeitpunkt noch Änderungen im Formular vornehmen.

2. Möchten Sie die Rechnung ggfs. in angepasster Form ein weiteres Mal nutzen, so können Sie Ihre Eingabe über die Kontextmenü-Option „Rechnung speichern“ nach Eingabe eines Namens und einer passenden Beschreibung als Vorlage hinterlegen.

3. Anschließend über den Menüpunkt „Rechnungsvorlage laden“ aufrufen. Es öffnet sich ein Pop-Up-fenster mit einer Liste aller gespeicherten Rechnungsvorlagen. Um eine bestimmte Rechnungsvorlage zu finden, öffnen Sie mit einem Klick auf den „Suche“-Button ein Suchfeld, in das Sie den Speichernamen oder einen Begriff aus der Beschreibung eingeben können. Zudem können Sie die Liste mit einem Klick auf die Spaltenüberschriften in auf- oder absteigender Reihenfolge alphabetisch sortieren. Mit einem Klick auf einen Listeneintrag und den Button „Senden“, alternativ auch mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag, öffnen Sie die ausgewählte Rechnungsvorlage.

4. Um nach Ausfüllen der Eingabemaske die fertige Ausgangsrechnung zu erstellen, wählen Sie im Kontextmenü die Option „Rechnung erstellen und anzeigen“ aus. Sie werden nun zunächst gefragt, ob Sie Ihre Eingabe speichern möchten, um sie später noch einmal aufzurufen. Klicken Sie auf „Ja“, wird Ihre Rechnung unter einem automatisch vergebenen Speichernamen bestehend aus Kundenname und Rechnungsnummer als Vorlage gespeichert. Im Anschluss werden Sie auf das Eingabeformular zur Konfektionierung Ihres Rechnungsversands weitergeleitet: Hier können Sie die Empfänger ihrer ausgehenden Rechnungs-E-Mail bearbeiten, eine E-Mail-Vorlage auswählen, einen Betreff, sowie einen individuellen Nachrichtentext zu Ihrem Rechnungsversand eingeben. Näheres dazu finden Sie unter „Rechnungsversand“. Rechts neben dem Eingabeformular wird Ihnen außerdem eine PDF-Ansicht Ihrer soeben erstellten Rechnung angezeigt. Mit einem Klick auf eine der Speicheroptionen schließen Sie den Versand Ihrer Rechnung ab.
 

5. Über die Kontextmenü-Option „Rechnung erstellen und versenden“ können Sie Ihre Rechnung alternativ auch direkt versenden, ohne den Versand noch weiter zu Konfektionieren. Auch hier werden Sie zunächst gefragt, ob Sie Ihre Eingabe als Vorlage speichern möchten. Im nächsten Pop-Up-Fenster geben Sie nun die E-Mail-Adresse Ihres Rechnungsempfängers ein und wählen eine E-Mail-Vorlage für den Versand aus. Auch hier können Sie sich noch einmal vergewissern, dass die Rechnung fehlerfrei erstellt wurde und sich zu diesem Zweck eine PDF-Vorschau des Dokuments anzeigen lassen. Entspricht die Rechnung Ihren Vorstellungen, schließen Sie das Vorschaufenster und klicken Sie auf „Senden“, um die Rechnung per E-Mail an den ausgewählten Empfänger zu verschicken.

6. Schlussendlich finden Sie ganz rechts im Kontextmenü noch die Option „Abbrechen“: Wählen Sie diese aus, wird Ihre Eingabe gelöscht und Sie werden von der Rechnungserstellung zum Startbildschirm zurückgeleitet.